科學技術是促進經濟發展的新動力。隨著大數據、云計算、人工智能、5G等前沿技術的創新應用，檔案管理模式正朝著智能管理的方向發展。智慧檔案庫房建設應運而生，助推檔案事業朝著更高水平發展。但智慧一體化檔案庫房管理系統有何作用呢？具體包含哪些呢？詳細分析見下文。
一、全過程網上審批，加強規范管理
智能一體化檔案庫房管理系統作用之一就是其實現了檔案管理流程的連接，確保了每次檔案出入庫標準化、高效化。在具體的實現過程中，主要是通過管理人員將電子檔案或實體檔案的借閱申請添加到借閱車中，之后系統終端將自動完成審批，使管理人員以及用戶能夠有效地在線查看檔案。
二、整合管理要素，打破管理體系孤島
智能一體化檔案庫房管理系統作用之二就是其整合了管理要素，打破了管理體系孤島。根據不同組織按照不同標準執行，系統將審批流程與崗位相結合。例如，通過流程相關崗位，可以清楚地了解相關崗位的參與流程；通過檔案信息的收集、處理、存儲和管理，可以保證檔案資源的安全處理、傳輸和存儲。
三、能滿足客戶的個性化需求
智能一體化檔案庫房管理系統作用之三就是可滿足客戶的個性化需求，實現數據采集的統一管理，形成更加完善的現代檔案管理系統。而且，系統還可以根據客戶的需求靈活配置功能模塊，建立個性化的智能檔案管理系統。此外，安裝的安防設備還可以設置庫房出入權限，加強對庫房的防護。
建設智能檔案庫房是發展的必然趨勢。通過安全、標準化的檔案收集、管理、存儲和利用，幫助檔案管理人員提高檔案管理效率，使檔案管理更加高效和智能。
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