近年來，經濟社會快速發展、公共治理日益進步、深厚的人文底蘊和學術氛圍、人民群眾多樣化和個性化的需求，都對檔案工作的開展提出了變革的要求。多個檔案室清晰地認識到，數字化檔案室建設是一項十分重要而又迫切的任務，必須將傳統檔案室努力建設為以數字檔案資源為基礎、安全管理為保障、高效便捷利用的數字檔案館室體系。
一、以數字檔案資源為基礎
數字檔案資源建設是數字化檔案室建設的核心內容，也是一項經常性的業務工作。數字檔案資源建設包括電子文件接收、傳統載體檔案數字化轉換、資源整理加工、建立務類資源庫等內容。
1、應當根據檔案接收范圍，建立電子文件接收進館制度和機制，配備必要的技術手段，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整、可用。
2、檔案數字化工作是一項系統工程，涉及到檔案保管、保護、整理、鑒定、轉換、存儲、利用等多個環節，應當統籌規劃，分步實施。
3、在對信息資源進行有序、有效管理之前，必須進行整理，包括分類、價值鑒定、開放審查等。在數字檔案室建設中，可以參照傳統載體檔案的分類、排序方式，結合數字檔案信息的特點，確定數字檔案信息的合理分類方案，實現對數字檔案信息的有效控制。
4、運用計算機及其相關技術設備管理數字檔案信息，當前一般采取數據庫技術方法進行。檔案資源庫一般包括目錄數據庫或元數據庫、內容數據集等。
二、提升管理水平，保障檔案安全
數字化檔案室建設建立了安全保障體系，提高了現代化管理水平，保障檔案安全。安全保障體系建設主要通過兩方面途徑實現，一是按照信息安全等級保護的要求，采用相應安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施。二是建立健全數字化檔案室安全管理制度，并嚴格遵照實施。數字化檔案室系統安全隱患包括數據竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統超負載、假冒身份、權限擴散、數據篡改、操作失誤等，數字化檔案室采取了相應的技術措施和管理手段應對這些安全隱患。高度重視數字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。同時制訂應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處置能力。
三、實現高效便捷利用，提升服務能力
數字化檔案室建設過程中，“以需求為導向”不是一句空話，在數字化檔案室中，數字檔案管理系統能夠實現檔案查詢、資源發布、信息共享、開發利用、工作交流、統計分析等功能，高效、便捷、迅速已成為常態，數分鐘內查找目標內容、遠程提供查閱利用的事例屢見不鮮，可見，數字檔案室撬動了服務的變革，查閱檔案的繁瑣、復雜、奔波已成為歷史。
數字化檔案室建設工作的成功完成，既是階段性的成果，也是未來發展的起點。大數據和人工智能時代的來臨、“智慧城市”的發展為檔案事業發展提出了新的課題，面對機遇和挑戰，檔案室應始終堅持自我革新、扎實奮進的作風，推動檔案事業邁向更加美好的明天。
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