由于傳統檔案室基礎設施較落后，導致經常出現檔案錯查錯取、盤點出錯等情況，這就表明傳統的檔案管理方式已經無法滿足檔案數量與日俱增的管理需求，二者之間的矛盾日漸突出。而檔案室智慧一體化建設，有力化解了矛盾，該智慧檔案館通過搭建智能密集架系統以及RFID系統等，實現了檔案的精準查詢、精準定位、精準盤點、精準檢測等，做到檔案的有序、高效、準確管理，切實提高檔案管理水平。
一、精準查詢
以往，查詢檔案多以人工手動查找，費時費力，而檔案室智慧一體化建設完成后，實現了檔案的精準查詢。在智慧檔案室中，大量貼有RFID標簽的實體檔案均存放于智能密集架中，當需要查詢檔案時，具備權限的人員只需在智能密集架系統中輸入檔案編號或檔案關鍵詞等信息，系統將自動檢索相關檔案，大大提高查詢的效率及準確性、大大減小了工作難度、減輕工作人員的壓力。
二、精準定位
取檔是檔案管理工作中不可缺少的環節，通過取檔，實現檔案的利用，促使檔案發揮自身價值。面對大量檔案，如何做到快速精準定位及取檔呢？檔案室智慧一體化建設完成后，實現對檔案位置的實時監控和定位，避免檔案遺失和混亂。通過在智能密集架中檢索查詢相應的檔案后，即可獲取相應的檔案位置信息，點擊開架，檔案所在列自動打開，且打開的過程中語音提示、列顯閃爍、檔案下方指示燈亮起，多種方式引導人員快速取檔。
三、精準盤點
開展館藏檔案清查盤點工作是摸清館藏家底的重要途徑,也是消除隱患、確保檔案安全的重要方式。以往人工逐一清查盤點檔案的方式，顯而易見是一項需要大量人力成本卻效率低下的工作，也有一些庫房人員較少，無法形成日常盤點管理工作，其檔案盤點周期以年為單位，陳舊的盤點數據，無法實時反應檔案管理情況，如遇到檔案丟失、破損、不完整，無法及時修補，進而造成損失。通過進行檔案室智慧一體化建設，實現檔案的精準盤點、快速盤點，主要使用到的設備包括RFID智能盤點車、手持盤點儀等，從而達到在短時間內即可完成整個庫房的盤點工作的效果，也避免了人為盤點可能出現的錯誤。
四、精準檢測
檔案被盜是非常嚴重的事故，將會造成檔案室以及單位的重大損失，因此智慧檔案室中需要采取相關措施，加強檔案的安全。RFID通道門是一種基于無線射頻識別技術的智能門禁系統，可用于圖書館/檔案室、倉儲、門店等場景下的進出管理，起到批量識別、防盜報警的作用，當未經授權檔案經過RFID智能通道門時，RFID智能通道門可精準檢測識別，并發出報警。
近些年，智慧檔案室的建設成為單位檔案管理的一種潮流，越來越多的單位開始認識和了解智慧檔案室，建設檔案室智慧一體化建設給檔案行業帶來了新的發展機遇。一體化智慧檔案庫房建設完成后，保障了檔案管理工作的高效性、精準性、安全性，同時使檔案管理人員能夠從繁雜的檔案管理工作當中解脫出來。
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