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      智能檔案室建設方案,實現檔案資源的高度智能化管理!

      2023-11-30 17:41:29 來源:花都集團 閱讀數:1908

            檔案是單位重要的資源,它在單位的運行、發展等方面均有突出的作用,但目前大多數單位檔案室無法滿足檔案數量日益增多的管理需求,導致檔案檔案存儲難、查詢難、盤點難、利用難等問題頻頻出現,因此多個單位現需規劃并設計智能檔案室建設方案。基于目前的多種新興技術所構建的智能檔案庫房更加實用、更加先進,在美觀性方面也更勝一籌,進而有效提高檔案管理水平,實現檔案資源的高度智能化管理。

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      一、檔案管理更簡單

            在智能檔案室建設方案中,包括實體檔案管理系統以及數字化檔案管理系統。實體檔案管理系統中采用了智能密集架以及RFID標簽、RFID智能書車、一體式館員工作站、智能手持閱讀器、RFID通道門等設備,從而實現了實體檔案的快速檢索與查詢、精準定位并引導人員快速取檔、短時間內完成全館室盤點、出庫入庫管理、借閱歸還管理等。通過采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工,完成電子存儲,數字化檔案管理系統實現了電子檔案的收集、整理、利用、管理、安全等功能。這兩大系統為檔案管理帶來了諸多優勢,使檔案管理更簡單。

      二、檔案利用更便利

            檔案利用工作要以用戶為中心,在滿足利用者需求的同時,還要兼具簡便性。智能檔案室建設完成后,能夠根據特定利用者的需求,通過一定的方式、方法高效提供檔案信息,讓檔案利用更便利。如利用者需要利用實體檔案,則智能檔案室可以更高效地完成查詢以及借閱等工作,使用戶更快得到所需的檔案,大大縮短了等待時間。如利用者需要使用數字檔案,則可以隨時隨地遠程檢索查閱相關檔案,讓用戶“少跑路,多辦事”!

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      三、檔案安全有保障

            近年來,檔案安全問題備受關注,智能檔案室建設方案以預防先于補救的原則,采用環控系統及安防系統等措施來保護檔案。環控系統主要包括智能區域環境控制器、空調、智能恒濕消毒凈化一體機、新風機、空氣質量云測儀等設備,安防系統主要包括煙霧檢測儀、七氟丙烷滅火器、攝像機、紅外傳感器、門禁等設備,一旦發生異常情況將出現報警提示,及時進行處理,做到未雨綢繆,避免檔案檔案受到威脅。

      四、時間、人力都更節省

            在傳統檔案室中,需要大量人工分散了解各個設備的情況、檔案的狀態等,而在智能檔案室建設方案中包括一體化管理平臺,一體化管理平臺能夠對館室內多個子系統進行集成,檔案情況、環境情況、報警信息一目了然,即使無人值守,也能隨時了解各個系統運行狀態。可以看出,通過安裝一體化平臺,實現統一、集中管理,提高了管理效率、提高管理及時性、降低運維人員的投入,從而大大節省時間和人力。

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            以上和大家分享了智能檔案室建設方案內容及優勢,相信大家對智能檔案室有了進一步的了解,各個單位在建設智能檔案室時,應選擇專業的建設廠家,并與廠家深入溝通,確保檔案館智能化建設方案的合理性,確保方案符合使用需求,使各個系統的優勢得到充分發揮,促使檔案管理效果更佳。

            本文源自洛陽花都集團網站,未經允許,請勿轉載使用,侵權必究。

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