近年來，面對檔案信息資源的需求量、檢索率、時效性等需求的提高，傳統的檔案管理方式下，檔案上下架、館藏利用、清點等業務流程漸顯乏力，難以適應現時檔案管理工作的需要，因此將RFID技術嵌入到檔案工作中，將檔案館員從繁重的體力勞動中解放出來，利于提高檔案流通效率和工作效率。RFID技術是什么？智慧檔案庫房RFID系統有哪些優勢？本文加以分析。
一、RFID技術是什么？
Radio Frequency I Dentification技術，簡稱RFID，中文為射頻識別技術，它是物聯網常用的技術之一，它借助無線信號的非接觸式的自動傳輸識別技術，以其自動識別、移動獲取、超越時空限制等特性和優勢被廣泛運用在社會和人們生活的諸多領域。天線、標簽與閱讀器是RFID技術的三大重要組成部分，分別負責傳遞、存儲、讀取和識別信息。
二、智慧檔案庫房RFID系統有哪些優勢？
1、檔案區域定位與導航系統
智慧檔案庫房RFID系統可以完成對檔案資料位置、格式、數量、內容等信息進行標識，對文獻屬性加工，識別設備讀取標識信息，RFID技術將檔案上的電子標簽掃描后，通過電子標簽對檔案區域進行定位，中央服務器負責核準信息，將允許閱讀的檔案信息傳送到信息處理中心進行轉碼之后通過物聯網和用戶的端口實時進行頁面導航，就可以獲取檔案的名稱與編號等，實現人與檔案、檔案與檔案之間的智能感知，方便讀者自助查找。
2、檔案庫房門禁智能系統
首先，智慧檔案庫房RFID系統通過掃描借閱者的個人信息，由此掌控每日來館數量、進出館的時間等情況，根據數據統計分析，做好檔案庫房的檔案資源配置和共享，優化業務管理程序，提高工作效率。其次，門禁智能系統能夠起到安全防控的作用，RFID系統生成數據上傳到檔案管理系統后，當利用這些檔案履行借閱手續后，門禁會智能感應識別信息，若有特殊情況，門禁系統會自動報警，保障檔案資料的安全。
3、RFID標簽精確典藏
傳統的檔案入庫主要是以檔案管理員人工操作為主，容易出錯并且時有錄入檔案數量與檔案不符合的現象，給檔案資料的維護與管理帶來極大不便。RFID作為流通管理介質增強了館藏檔案的精準性，成功地完成檔案剔除、檔案移位更改、新檔案入庫等“一站式”業務管理流程，提升檔案管理工作信息化步伐與工作效率。
4、自動排架、分揀和盤點
RFID技術不同于傳統的檔案排架方式，它使得檔案庫房的排架方式更為方便靈活，通過RFID標簽精確典藏定位的功能，有效地解決檔案排錯架、放亂架的問題，手持射頻識別閱讀器可以快速讀取十個以上的文獻標簽，通過無線網絡傳輸到計算機上，計算機系統可以快速地感知檔案館館藏檔案信息資源，確保檔案信息的排列與分布的準確性和可靠性。
5、自助借、還檔案功能
智慧檔案庫房RFID系統實現了檔案館全天候的服務功能，RFID技術緩解借閱的高峰，在整個檔案借閱和歸還過程中無需人工輔助，用戶完全可以自己操作檔案借還一體機，,還可以了解檔案超時以及延時等情況，極大地增強了用戶的興趣，提高了檔案資源利用效率。
檔案庫房承獻著豐富的檔案信息資源，其肩負著檔案信息資源的收集、整理、管理、利用等多重功能，伴隨新型信息技術發展得如火如茶之勢，檔案庫房不斷謀求管理模式轉型之路，嵌入智慧檔案庫房RFID系統，一體化智能檔案庫房之RFID檔案管理系統有利于推動傳統檔案管理向現代化檔案管理的邁進，全面提升檔案管理質量及效率。
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