檔案管理屬于一項基礎性工作，在單位發展和社會建設中的作用價值較為明顯，社會發展進程不斷加快的過程中，這項工作也應做到與時俱進，各企事業亟需現代化、科學化的數字化檔案管理系統，對傳統的檔案管理進行全方位的升級。智慧檔案館的智慧不僅在于對紙質檔案的全流程管理，而且在于其擁有一套完整、科學、嚴謹且高效的數字化檔案管理系統。搭建智慧檔案庫房數字化管理系統，是順應潮流、適應時代發展的新舉措！本文加以分析。
智慧檔案庫房數字化管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱，其優勢包括且不限于：（1）檔案數字化：系統連接高拍儀等設備，將掃描后的圖片文件經過OCR等技術智能加工，最終導入檔案系統中來。（2）檔案整理：檔案批處理，自動生成檔號、自定義檔案名稱、位置、保管年限等等。（3）檔案管理：檔案數據規則、審批歸檔、鑒定銷毀、權限分配。（4）檔案利用：快速檢索、收藏、借閱、歸還、信息記錄導出。（5）檔案安全：登錄驗證、權限管理、檔案借閱全流程日志記錄，且信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。
通過搭建智慧檔案庫房數字化管理系統，極大的緩解了檔案的存儲壓力，同時立足于數字化的管理系統使得檔案的調用、借閱、歸還都變得更加便捷，一份文檔可在同一時間段內借閱給多位權限人員，提高了效率的同時也大大的增強了檔案的可利用性。數字化檔案的權限審核保證了檔案在流通過程中的安全性，防范密級檔案的外流泄露，有利于的檔案的保密工作。
數字化管理檔案使傳統的以紙為載體的信息對象轉變為機讀檔案，不但節省保管費用，節省占用空間，而且查閱起來較為方便，從而避免了反復印刷資料而造成的紙張和人員浪費。紙質檔案電子化后，檔案的使用更加安全，特別是對于歷史悠久的檔案材料，經過數字化處理無疑是更好的保護，檔案經過數字化處理后，可以避免部分檔案篡改。
由此可見，搭建智慧檔案庫房數字化管理系統是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求， 智慧檔案館檔案數字化系統使檔案工作更符合時代要求，將檔案從繁瑣的流程中解放出來，讓檔案以數據的形式便捷高效流動起來。
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