借助RFID技術打造的RFID智慧檔案庫房，大大減少了人工繁雜的勞動，有助于緩解檔案庫房的壓力，提升管理人員的滿意度。通過RFID軟硬件的配合，可以實現將檔案編目、檔案入庫上架、檔案盤點、檔案查詢與借閱、銷毀管理等業務操作流程智能化，大大提高了檔案管理的效率，從而讓管理人員能夠解放出來進行檔案庫房的其他工作。RFID智慧檔案庫房優勢有哪些？RFID如何優化業務流程？本文加以分析。
一、高效進行檔案收集與編目
RFID智慧檔案庫房優勢在于高效準確進行檔案收集與編目。各相關部門移交的檔案和資料一開始會被做掃描處理，并被上傳到到檔案庫房系統中，然后管理人員會將RFID標簽打印機打印的對應編碼，粘貼到檔案卷盒上，相當于給所有的資料和案卷都發了一張唯一的“ID卡”，后續需要調取卷宗資料信息，直接掃碼即可獲得。
二、快速實現檔案入庫與上架
檔案管理員只需要將檔案盒放置到智能密集架的空余位置，紅外設備便會感知到其位置，同時RFID設備識別到檔案案卷的標簽則會提示完成歸檔。存檔的完成意味著帶標簽的卷宗已經和其位置信息綁定在了一起，即實現了精準定位。
三、實現檔案盤點自動化
傳統檔案盤點是一項大工程，需要人工認真仔細的核對全部檔案的數量，并與過往記錄做對比，如有缺失案卷則需在系統中盤查其被借閱的具體情況。RFID智慧檔案庫房優勢在于檔案盤點自動化，通過RFID智能盤點車對檔案的自動識別，這項工作將會變得非常簡單，RFID讀取的數據與系統數據比對完成，還會自動生成報表，而且不會出錯。
四、實現檔案利用服務個性化
新時代，檔案館用戶的需求呈現多元化，如何更好的細分用戶的層次、結構，描述用戶畫像，進而開展最優的分眾式利用服務？RFID技術以及各類傳感器對于時間、地點、用戶狀態的感知和處理可以為檔案庫房提供切實可信的數據。譬如搜集用戶的行為軌跡、發現用戶的喜好，對于用戶的服務需求進行提前預判，實現個性化的私人定制信息資源服務，這無疑是未來檔案館發展的方向。
五、發出檔案的鑒定與銷毀指令
隨著檔案的過期，需要按時間逐步對過期檔案進行鑒定銷毀，RFID智慧檔案庫房優勢在于可以通過 RFID的讀取功能，識別出哪些檔案已過有效期，并發出銷毀的指令。
RFID智慧檔案庫房優勢有很多，在新時期背景下，檔案庫房融合RFID系統勢在必行，通過RFID系統與檔案庫房的結合，有利于推動傳統檔案管理向現代化檔案管理的邁進，能全面提升檔案管理質量及效率。
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