隨著信息技術水平的不斷提高，電子檔案作為我國檔案管理的一種新模式，彌補了傳統紙質檔案的缺點和不足，為我國檔案管理提供了一種更科學有效的管理模式，為檔案的長期保存和信息的進一步保護帶來了重要的意義作用。紙質檔案和電子檔案差異明顯，各有優點，但又有各自的局限性，兩者并行管理和必將是未來的發展趨勢，本文為大家介紹電子檔案與紙質檔案的區別及保護措施。
（紙質檔案）
（電子檔案）
一、 電子檔案與紙質檔案的區別及保護措施-----管理上的區別
（一）電子檔案與紙質檔案歸檔時間上存在差異
如大學、政府等交接手續復雜的單位，傳統紙質檔案歸檔時間往往在形成文件后的第二年才移交到單位的檔案管理部門。電子文件在文件完成后可隨時歸檔，由形成文件的部門通過網絡傳送到本單位檔案管理部門，并辦理必要的交接手續，形成交接文件。檔案管理員接受登記，根據原因原則給出檔案的分類號，并設置訪問限制和級別，以便用戶日后查找和使用。電子文件隨時歸檔的優點，一方面可避免文件外泄，保證歸檔率和完整率；另一方面也體現方便快捷的特點。同時，可以避免文件的丟失和病毒的破壞。
（二）在保管方式上兩者也存在差異
紙質檔案為主題的保護技術內容是檔案材料的耐久性和優化檔案保存環節的技術，比如溫度控制、防塵、防蟲、防光等等，還包含修復損壞檔案的技術，比如去污、除酸等，主要圍繞構成檔案的材料自然損壞的原因和結果進行預防和管理。電子文檔載體的老化以及信息多媒體和存儲媒體的出現和發展，將影響電子文檔的長期可讀性。檔案管理部門收到電子文件后，可以打印出紙質文件進行備份，但最終的解決方案還需要計算機技術的發展和檔案形成部門的配合。
（三）電子檔案與紙質檔案載體壽命的區別
紙質檔案的載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素，纖維素的性質決定了紙質檔案的壽命。纖維素能夠在高溫、潮濕、酸性環境與氧化環境中發生水解反應與氧化反應，降低紙質檔案的壽命，對紙質檔案造成污染。在紙質檔案保管中排除水解反應與氧化反應，紙質檔案能夠保存上百年甚至是上千年。電子檔案的載體是計算機中的磁性物質或者是光盤，在磁盤中底基與磁粉之間是通過粘合劑進行連接的, 但是粘合劑具有熱脹冷縮、生霉等弊端, 影響電子檔案的調取。使用光盤的方式進行電子信息檔案的保存工作，在光盤中主要記錄信息的方式是碲、碲合金、硒以及碳鋁化合物，但是這些物質容易受到外界的影響，容易與堿性物體發生化學反應，也容易在空氣中進行氧化反應，一般電子檔案載體的壽命在10年左右。
二、電子檔案與紙質檔案相互聯系
電子檔案的存儲載體是軟件和硬件，而紙質檔案的存儲載體只是紙張。傳統的紙質檔案，如當事人的手稿、親筆簽名等，都顯示了原件的真實性。正是檔案的原始記錄，使檔案區別于書籍、資料等信息，具有法律文書的作用。電子文檔的部分內容正是通過數字化從傳統檔案轉變而來的。電子檔案與紙質檔案在形成環境、生成機制、歸檔方式、管理模式等方面有著很大的不同。它們相互作用、相互結合，通過掃描儀等儀器完成電子檔案文件從形成到歸檔的過程。
從檔案管理的原則、方法和技術來看，檔案工作的基本原則對電子檔案管理同樣適用。紙質檔案工作的基本原則是保證檔案的完整性和安全性，電子檔案的管理也必須遵循完整性和安全性原則。同時，電子檔案也存在諸多不足，紙質檔案保存歷史悠久，已經形成了完整的管理體系，其保存技術也非常成熟。在這一點上，電子檔案的保存技術必須在一定程度上依賴和借鑒紙質檔案的保存技術和經驗。
三、智慧檔案庫房：紙質檔案和電子檔案的并行管理
紙質檔案與電子檔案共存的檔案事業背景下亟需一套完整科學的方案，實現兩者的共同管理工作，促進兩者的共同健康發展。智慧檔案庫房的基礎建設分兩大類，一類是實體檔案建設部分，另一類是電子檔案建設部分。以物聯網、云計算、大數據、人工智能作為架構的智慧檔案庫房，以人防、物防、技防這“三防”為核心，通過環境控制系統、安防系統、智慧檔案館RFID系統、數字化檔案系統“四大”系統和智能庫房一體化管控平臺完成對檔案庫房密集架、安防、環控、數字檔案、檔案信息一體化綜合服務，依據國家和行業標準，實現對實體、電子檔案的立體化和全生命周期的管理，實現紙質檔案和電子檔案的并行管理，助力檔案事業的建設與發展。
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