智慧檔案庫房是由傳統檔案庫房、數字檔案庫房、智能檔案庫房的基礎上發展而來，是基于云計算、物聯網、大數據、可視化技術、語音識別技術等新技術構建的具備“全面感知、智能處理、泛在應用”特征的新型檔案庫房。隨著智慧社會的到來，建設智慧檔案庫房在全新的社會形態中成為必然的要求。智慧檔案庫房的建設對于檔案管理服務、檔案行業建設、社會規劃發展等方面都具有重要的價值和意義。下面為大家普及一下為什么要推動智慧檔案庫房的建設。
一、建設智慧檔案庫房擁有良好外部條件
黨的十九大提出“智慧社會”的概念，在此基礎上智慧校園、智慧醫療、智慧司法、智慧物流等設施發展迅速，各行各業越來越將智慧化建設為引領，建設智慧型城市已經成為城市發展的一大目標。同時，人工智能、大數據、物聯網等新型智能技術的發展使數據挖掘、手寫字掃描識別、語音轉化識別、人臉識別功能的應用也日漸成熟，智慧社會的大環境與科學技術的發展為建設智慧檔案庫房創造了良好的外部條件。
二、傳統管理方式的種種弊端加劇檔案庫房轉型的急迫性
信息化技術的發展深刻改變了檔案管理工作的管理方式和管理要求。傳統檔案庫房在檔案管理效率和管理效果上倍受限制，檔案保存環境達標，檔案的安全性，檔案管理操作繁雜等問題一直都是檔案行業的痛點。隨著各企事業的檔案資源數據越來越龐大，傳統檔案管理方式的弊端也逐漸顯露。傳統檔案管理方式種種弊端加劇了檔案管理方式的轉型----智慧檔案庫房的建設的急迫性。
三、檔案行業各領域快速發展的積極性促進檔案庫房的智慧化建設
2014年以來，一些地方單位的檔案庫房在數字檔案庫房的基礎上，對檔案庫房的基礎設施，存儲條件，檔案管理方式等方面進行了智能化、專業化的管理和轉型。對檔案服務企業而言，越來越多的企業同國家檔案局等單位建立合作關系，共同推進檔案庫房的現代化發展，如科大訊飛2018年同國家檔案局、浙江檔案局簽署基于人工智能技術的檔案庫房智慧化建設協議。同時，許多檔案服務企業近年來推出了檔案庫房自動化管理系統、檔案裝具---密集架、環控安防一體化檔案管理平臺、檔案安全自動化報警等“智慧服務”。新時代下，檔案行業各領域快速發展的積極性推動了檔案庫房的智慧化建設。
四、智慧檔案庫房具有不可替代的優勢
智慧檔案庫房是在大數據、物聯網等先進科學技術基礎上圍繞檔案實體及信息而開展的實現檔案管理全流程可追溯的檔案業務。通過RFID技術實現檔案管理的自動感知、上下架、出入庫等流程，挖掘信息，高效率完成檔案工作業務，最終實現檔案信息的一體化管理。建設智慧檔案庫房過程中，針對保存檔案需要的消防、溫濕度控制的問題，智能化密集架、環控設備等能夠進行智能控制，為檔案資源提供良好的保存環境。總體而言，智慧檔案庫房實現了檔案管理流程的智慧化，與傳統的檔案管理方式相比，具有不可替代的優勢。
五、建設智慧檔案庫房可以實現檔案服務形式的創新和提升
當前人們對檔案的使用程度越來越高，人工檔案調閱的模式無法滿足大規模的檔案利用要求。智慧檔案庫房利用RFID技術，對檔案調閱者的身份、借閱檔案信息、借閱方式等進行數據化分析，改善以往人工方式，實現了檔案服務的一體化和智能化發展。同時，智慧檔案庫房后臺通過解析平臺及時掌握檔案管理的運行情況，為檔案工作者提供更清晰的、可視化的一體化方案支撐，全方位提高檔案信息管理者的工作準確率和查速率。智慧檔案庫房的建設，使得檔案服務形式得到極大創新和提升。
智慧檔案庫房是檔案管理工作與科技的智慧結合，檔案工作者無需繁雜的操作，系統可憑借科技記憶與智能數據處理實現檔案管理的一體化，對于檔案管理行業而言無疑是跨時代的進步。在未來，智慧檔案庫房的建設將會被應用到更廣泛的領域，為人類檔案事業貢獻更多的力量。
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