對于大學而言，檔案是在日常校園管理、招生工作、教學工作、學校基礎建設、校園科學研究等活動中直接或間接形成的對國家、對社會、對學校和學生具有保存價值的記錄，是對大學的辦學歷程、教學經驗、科研成果的全面真實記錄，具有非常大的數據價值和科研價值。推動大學智慧檔案館的建設，有助于推動大學檔案工作高質量發展，為大學檔案管理工作的科學化、規范化、智慧化提供支持。本文從以下幾點為大家普及為什么要推動大學智慧檔案館的建設。
一、響應國家政策要求：推動大學智慧檔案館建設
國家檔案局、教育部在《高等學校檔案管理辦法》中明確指出，要“促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”，“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”，“加快大學智慧檔案館建設，保障檔案信息化建設與學校智慧校園建設同步進行”。
中共中央委員會、國務院為建設一批引領改革、支撐發展的高等職業學校，推出中國特色高水平高職學校和專業建設計劃（簡稱“雙高計劃”）。近年來，越來越多的高等職業院校對檔案建設的需求和投入逐步加大，建設智慧檔案館成為落實大學內涵發展的重要舉措。同時，推動大學智慧檔案館建設也是推動高效智慧校園工作提升跨越的有力抓手。
二、檔案管理面臨困境：建設大學智慧檔案館勢在必行
《檔案管理》雜志2020年刊登了《互聯網時代下的高校智慧型檔案館建設》一文，文章對當前大學智慧檔案館建設現狀進行了描述，“調查顯示，全國僅有45.1%的大學建設有或正在籌建智慧檔案館，甚至有14.1%的大學只有傳統的圖書館，并無檔案館存在，更談不上智慧檔案館”。傳統的檔案管理方式難以配合大學的檔案管理強度，在檔案管理過程上存在種種弊端。
（一）學校檔案管理成本高
由于日常活動較多，大學的檔案數量通常十分龐大。然而，傳統的檔案管理方式僅使用書架、書柜等硬件設備來儲存檔案，伴隨著檔案數量越來越多，只能不斷擴大硬件設備的投入來適應檔案管理，占地面積較大，硬件設備成本和空間成本高。
（二）學校檔案存放管理困難
大學師生在日常的科研項目和教學過程中需要使用檔案，因此大學的檔案室人流量較大，檔案調取次數較多，這意味著管理檔案的存放次序更加困難。人工識別的方式難以適應大量的檔案調取，通常會導致檔案存放位置雜亂，尋找檔案的時間長等問題。
（三）學校檔案盤點效率低
大學的檔案館內的檔案出入和調取頻率大，而檔案出入識別、檔案的盤點是一項十分繁雜且費時的工作。傳統的檔案管理方式單純依靠人力來進行檔案盤點工作，工作效率低。
（四）學校檔案安全難以保障
大學檔案是學校發展歷程的真實記載，具有珍貴的保存價值。傳統的檔案管理方式難以對每一份檔案進行識別和定位，缺少門禁系統和監控系統等配套設施，難免出現檔案丟失的情況，檔案安全難以保障。
三、智慧檔案館的諸多優勢----建設大學智慧檔案館是必然選擇
（一）空間利用率大，減少空間成本
大學智慧檔案館內含有智能密集架這一硬件設施，智能化密集架與傳統的貨架、書架相比，存儲量更大，占地空間小，最大程度減少空間成本，滿足大學龐大的檔案存儲要求。智能密集架集手動、電動、智能檔案管理、網絡遠程控制等多種功能于一體，大大提高了大學檔案管理的智能化、自動化程度。
（二）RFID技術可實現檔案全生命周期管理
大學智慧檔案館的建設離不開RFID無線射頻識別技術，RFID讀寫器通過無線信號采集檔案信息，通過RFID芯片實現實體檔案從形成、歸檔、利用及精準定位查找等全生命周期的管理，實現檔案的無序存放、有序管理，告別大學檔案存放次序混亂的窘境。RFID在檔案盤點上也有突出優勢，據統計，配合RFID技術可實現每秒上百次的檔案盤點，最大程度解決大學檔案龐大、盤點難等難題。同時，RFID技術用于門禁系統中，可以精準識別到每一份檔案的信息，當檔案被非法帶出，便可啟動報警系統，保障檔案的安全。
（三）環控設備助力構建美麗校園環境
基于物聯網技術，大學智慧檔案館中的環控設備通過傳感器的感知能力，實現對大學檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感。管理控制平臺通過預先設定的程序對檔案館的溫濕度、光線等環境進行不需人工干預的智能化調節。建設大學智慧檔案館，可為大學檔案的保存提供良好的溫濕度環境，為師生提供舒適的檔案使用體驗，有助于構建美麗的智慧校園環境。
（四）信息交互促進師生知識獲取的便利
隨著信息技術的發展，大學智慧檔案館應用網絡技術增強服務的互動性和個性化，為廣大師生打造一個信息交互的一體化檔案管理平臺。一方面，大學智慧檔案館的檔案管理平臺借助物聯網技術對檔案實體信息進行智能化識別、定位、跟蹤和管理，為師生和校友提供一體化、交互式的檔案信息；另一方面，師生可以隨時隨地通過智慧檔案館的檔案信息服務系統檢索、咨詢和獲取相關的檔案，為師生提供高效的、便捷的檔案信息資源利用服務。建設大學智慧檔案館，可最大程度提升校園知識獲取的便利程度。
在國家政策支持下，推動大學智慧檔案館的建設增強了校園內部信息獲取、實時反饋的智能服務的能力。未來，大學智慧檔案館將繼續利用檔案信息化服務，以利用檔案信息服務推動社會傳承和進步為使命，為在校師生與社會大眾實現檔案資源的共享而不斷努力，使檔案能夠真正服務于校園、服務于社會。
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