近年來，面對檔案信息資源的需求量、檢索率、時效性等需求的提高，檔案館傳統的檔案倒排架、館藏利用、清點與服務等業務流程及檔案管理模式漸顯乏力，難以適應現時檔案管理工作的需要，因此將智能檔案柜/檔案資料智能存放柜安裝于庫房中，將RFID技術嵌入到檔案庫房管理工作中，使員工從繁重的體力勞動中解放出來，提高檔案流通效率和工作效率。推行利用檔案資料智能存放柜設備和RFID技術，是助力檔案信息化效能和降低成本的有效保障，具有重要的劃時代意義。
一、檔案資料智能存放柜的優勢
檔案資料智能存放柜是通過實體設備與人工智能技術、網絡技術、視頻采集技術、生物識別技術等多技術手段相結合，綜合運用多項開發工具和技術打造的批量檔案存儲智能設備，具備清晰大屏、方便操作，超強處理器、操作運行穩定，語音交互、管理簡單輕松，物品導引、快速查找檔案，二維碼開架、掃碼即開，智能燈光、節省電能，一鍵檢測、精準判斷故障等特點。
二、RFID檔案管理系統的功能
基于RFID檔案智能管理系統，將檔案定位與導航、門禁系統、標簽、排架與盤點平臺、自助借還檔案以及檔案服務工作站等系統軟件整合與優化，實現快捷而高效的檔案庫業務管理模式，緩解傳統的檔案管理的壓力，使檔案管理員從繁瑣而繁重的工作中解脫出來。
1、檔案區域定位與導航系統。
在檔案資料智能存放柜庫房中，RFID技術可以完成對檔案資料位置、格式、數量、內容等信息進行標識，對文獻屬性加工，識別設備讀取標識信息，RFID技術將檔案上的電子標簽掃描后，通過電子標簽對檔案區域進行定位，中央服務器負責核準信息，將允許閱讀的檔案信息傳送到信息處理中心進行轉碼之后通過物聯網和用戶的端口實時進行頁面導航，就可以獲取檔案的名稱與編號等，實現人與檔案、檔案與檔案之間的智能感知，方便讀者自助查找。
2、檔案庫房門禁智能系統。
首先RFID系統通過掃描借閱者的個人信息，由此掌控每日來館數量、進出館的時間等情況，根據數據統計分析，做好檔案資料智能存放柜庫房的檔案資源配置和共享，優化業務管理程序，提高工作效率。其次，門禁智能系統能夠起到安全防控的作用，RFID系統生成數據上傳到檔案管理系統后，當利用這些帶檔案履行借閱手續后，門禁會智能感應識別信息，若有特殊情況，門禁系統會自動報警，保障檔案資料的安全。
3、RFID技術增強檔案的精準性。
傳統的檔案入庫主要是以檔案管理員人工操作為主，容易出錯并且時有錄入檔案數量與檔案不吻合的現象，給檔案資料的維護與管理帶來極大不便。RFID作為流通管理介質增強了館藏檔案的精準性，成功地完成檔案剔除、檔案移位更改、新檔案入庫等“一站式”業務管理流程，實現傳統“應然”館藏管理模式向現代“實然”館藏管理模式的轉型，提升檔案管理工作信息化步伐與工作效率。
4、自動排架、分揀和盤點。
RFID技術不同于傳統的檔案排架方式，它使得檔案庫房的排架方式更為方便靈活，打破了檔案庫房時間與空間的界限，通過RFID標簽精確定位的功能，有效地解決檔案排錯架、放亂架的問題，手持射頻識別閱讀器可以快速讀取多標簽，通過無線網絡傳輸到計算機上，計算機系統可以快速地感知檔案庫房檔案信息資源，確保檔案信息的排列與分布的準確性和可靠性。
5、自助借、還檔案功能。
RFID技術緩解借閱的高峰，在整個檔案借閱和歸還過程中無需人工輔助，用戶完全可以通過檔案自助借還機操作，還可以了解檔案超時以及延時等情況，極大地增強了用戶的興趣，提高了檔案資源利用效率。
由此可見，檔案資料智能存放柜以及RFID技術拓展與創新了檔案庫房的管理模式和服務模式，優化了檔案庫房的業務流程的各個環節，使得檔案庫房更加個性化、人性化和智能化。
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