通常情況下，檔案管理的具體工作內容包括收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統計、編輯與研究、利用等八個環節，檔案管理工作中的八個環節形成了檔案的全生命周期全過程，各個環節擔負著不同的專門任務，互相制約、互相促進。近年來，洛陽密集架智能管控系統深入至檔案管理工作中的每一個環節，實現了檔案全鏈條高效管理，有效維護企事業單位的無形資產。
一、分類功能、不混淆
各類的證照、合同、產品技術文件、人員信息都是企業的重要檔案資料，如果將海量不同類型的檔案混為一談，則會出現丟失、損壞等各種問題。洛陽密集架智能管控系統的每列柜體上都設有目錄標簽裝置，促使將檔案標準化進行分類，另外，檔案智能密集架也可將每個檔案生成專屬于自己的條形碼、電子標簽亦或二維碼，上面記錄著每份檔案的存放地點、編號等基本信息，在管理過程中省時省力。
二、催還功能、不超期
隨著經濟、社會和檔案管理現代化的發展，檔案管理工作的內容與結構、方法與手段都將不斷發生新的變化，例如在紙質檔案借還方面，若用戶長時間不還檔案，工作人員追回不及時，常常會出現耽誤使用、重要檔案丟失現象，洛陽密集架智能管控系統擁有催還功能，檔案智能密集架可以掌控檔案的整個借閱過程，當查過借閱期限時，及時給予提醒。
三、檢索功能、不排隊
檔案工作的重要性最終體現在服務社會的效果上，但是在檔案管理手段不成熟的時候，無論是醫院、企業、學校還是銀行、政府單位，往往出現用戶排隊等待的情景，而洛陽密集架智能管控系統可以通過檔案的多種相關信息(如檔案號、題名、關鍵詞等) 自動檢索出存放位置，并能自動開啟或閉合密集架，及時高效。
由此可以看出，檔案智能密集架系統實現了檔案的全鏈條式管理，整個檔案管理工作輕松快捷、準確、安全，減少了重復勞動，提高了工作效率。
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