檔案管理工作在公司的經營發展中起著很重要的作用，是對公司經營發展史的一種記錄，能夠讓我們總結以往經營中的優點，在此基礎上制定未來經營發展的方向。許多不了解的人覺得檔案管理工作就是簡單的保管一下檔案資料，不用太過重視，但事實上恰恰相反，正規的單位會使用智能密集柜進行資料管理，并設立專門的崗位負責檔案管理工作。
公司經營中的許多資料是不對外公開的，有的涉及到了經營的商業機密，刑法中還制定了相關的侵犯商業秘密罪，由此我們也能看出檔案資料管理的重要性。智能密集柜為了保護檔案資料安全專門設計了權限保密功能，除了公司規定的檔案管理人員之外其他人是不能進行智能密集柜相關操作的。
智能密集柜的管理系統中設立了權限保密功能，檔案管理人員可以為智能密集柜系統設置密碼，可以實現密碼的分級管理，比如操作級人員只能操作架體和借還檔案，而管理員級用戶就可以進行數據庫權限內的相關操作，這樣能保證一些重要的檔案文件不被泄露。
智能密集柜權限保密功能的另一個作用是能幫助我們追溯檔案資料的存取記錄，如果公司在經營中出現了疑似商業機密泄露的情況，我們就可以查詢智能密集柜的相關操作記錄，確認可能存在的問題，防患于未然，一旦出現問題也為我們追責提供了相關依據。
大家一定不要將檔案管理工作簡單的視作保存檔案文件而已，要充分利用智能密集柜權限保密功能，建立檔案資料的分級管理系統，保護經營資料不被泄露。
