我們出去旅行的時候會發現，一樣大的行李箱有人的能裝七八件衣服，而我們卻只能裝三四件，衣服多的時候還需要帶兩個行李箱才行。其實這都是因為沒有好好規劃行李箱的擺放空間，試想一下，把衣服按照薄厚大小疊放整齊和將衣服胡亂團在一起，哪一種能放更多呢？答案是顯而易見的。
我們在使用鋼制檔案柜進行檔案管理工作的時候其實是同一個道理，如果我們把文件資料不分種類的胡亂存放，檔案柜里這里放一些，那里放一些，那么當文件資料多的時候高處的資料就會下滑下來，我們就只能換一個地方存放，長此以往這就是個惡性循環，看起來很大的鋼制檔案柜很快就放“滿”了。
想要提高鋼制檔案柜空間利用率，我們就要對自己要保存的資料進行分類，一個是要對文件資料的性質進行分類，比如專門劃分出人事檔案保存的空間，或者是經營類資料放在一起，可以使用檔案袋進行分類存放，這樣的話查找方便而且也不會出現資料堆積的情況，整個鋼制檔案柜中的文件一目了然。
除了上面說到的在檔案管理中需要注意的問題之外，我們最好能在采購鋼制檔案柜的時候就注意這個問題，提前整理一下需要保存的文件資料，再根據這些資料來決定買哪一種規格的鋼制檔案柜，這樣就免去使用中發現鋼制檔案柜內部空間利用不全的情況了。
公司在經營中需要的支出有很多，如果我們能通過合理的文件分類儲存提高鋼制檔案柜的利用率，不僅能為我們節省采購開支，而且能幫我們提高檔案管理效率。
