筆者所在的房山局隊針對日常工作中遇到的歷史數據丟失問題，將電子文件柜應用有道◎ 郭威搶救歷史數據作為近年來的重點工作之一，并提出了用信息化手段實現歷史數據管理工作的思路。經過廣泛調研學習，我們認為電子文件柜系統的保存數據、集中數據、共享數據、規范數據和可拓展的特點，符合房山局隊的實際需求，便在市局總隊的支持下，自2011年開始著力打造區縣級的電子文件柜系統。
房山局隊從實際情況出發，做出了先收集整理數據，再逐步實現數據管理信息化的分步建設規劃。總體的進度安排為：從2011年度開始進行歷史數據整理準備工作，先以2010年度歷史數據整理為試點，該項工作于2012年上半年通過驗收，數據整理工作正式啟幕；2012年下半年整理完成2011年歷史數據；2013年開展日常數據整理工作，將數據整理作為常態化工作，同時準備利用一年時間進行第二次全國經濟普查之后的歷史數據整理（即2008年、2009年歷史數據）；2014年對2004年至2007年的歷史數據進行整理，并在完成后視整理結果，評估是否要開展第一次全國經濟普查之前的數據整理工作。
在整理歷史數據的同時，考慮到自身實現的目標、開發公司專業技術水平、市局總隊支持力度和經驗，房山局隊決定使用市局總隊電子文件柜作為歷史數據整理工作的平臺。
設計實施：鎖定基層需求，分步推進通過和市局總隊數據中心溝通，在具體了解到市局總隊文件柜在結構設計、制度設定和建設過程中遇到的問題后，房山局隊結合自身特點，在市局總隊文件柜基礎上增加了一些定制設計。我們希望文件柜系統能夠全面地參與到統計日常工作中，有效提升數據質量和統計生產力，為此房山局隊的文件柜不僅要存放整理好的數據，還要更多地發揮其儲存和備份的功能，為工作人員在處理業務時增加一個靈活的應用平臺。最終，我們將市局總隊文件柜的10個欄目增加到11個，即增加了一個局隊外派機構統計所存放匯編資料的欄目。實際運用中對數據管理權限采用了N+X的結構設計，即N類型的數據（前10個欄目）由專人負責更新，所有人都可以查閱，實現數據的共享；X類型的數據歸入私有欄目，誰更新，誰才有權限查閱。
2012年3月8日，房山區統計數據文件柜系統正式上線。從上線伊始，房山局隊計算中心開始了文件柜內數據結構搭建和用戶建立管理工作。我們將數據劃分為報表數據（具有周期性和時效性的數據，如月報數據等）和文件數據（周期性不顯著或無周期性的數據）兩種類型。操作中，對文件數據給予一定的自主性，允許存放文件者自行填寫文件目錄和說明；報表數據則強調嚴格規范，統一建立元數據記錄，再按具體情況設定報告期和上傳截止時間，業務科室必須在上傳截止時間內上報數據，否則將按遲報處理。我們還通過角色和身份設置區分訪問對象，實現了私有數據保存和公共數據共享等不同目的。
2012年5月我們完成了報表類數據368張，文件類數據116筆的上傳工作。針對部分業務科室提出元數據目錄和數據集中采集平臺匯總表名稱不統一的情況，我們以涵蓋各專業財務、生產表為原則對目錄進行了適當調整，并進行了補充上傳。截至2012年7月底，在設計的11項欄目中，部門數據涵蓋了44個制度，80張報表；專業匯總數據涉及17個專業制度，160張報表；專業基層數據包含15個專業制度，15套報表。
最終整體上傳情況見下表。
效能提高：改進設計與制度保障兼進上述歷史數據整理的試點工作令我們對文件柜系統有了更直接而深入的體會，也發現了系統存在的一些技術問題和最初設計方案存在的不足。
主要問題如下：其一，數據保存過于依賴核心業務平臺和單機版程序，對程序之外的數據存放手段稀缺。
其二，歷史數據的流失速度不可忽視，數據的集中存儲管理工作事不宜遲。
其三，歷史數據整理工作具有一定的復雜性，整體工作的規范性和秩序性有待加強，工作安排也應給予更充分的時間。
文件柜試運行期間，為了今后工作的開展，我們嘗試收集了一些二經普以前的資料，發現當時的電子版資料稀缺，一經普前的紙介質資料保存數量也較少，很多數據為孤本數據或準孤本數據。因此我們在整理電子版數據之外又多了一項新工作：掃描紙介質文件，實現紙介質數據的電子化。未來準備與區檔案局合作，盡快通過掃描方式整理數量稀缺的紙介質資料，努力保護好這些珍貴的資料。
為了下一階段更好地開展工作，我們在總結試點工作經驗和教訓的基礎上對文件柜進行了結構和技術上的微調，努力使文件柜的設置實現三個提升：目錄設置上提升合理性、文件柜操作上提升方便性、存放內容和存放規則方面提升規范性。為此，房山局隊進行了以下一些系統優化工作：其一，調整數據存放目錄，使之更全面地涵蓋各項經濟指標并適合相關業務科室上傳，在全面收集數據的基礎上避免冗余上傳。
其二，建立《房山局隊日常數據整理工作實施細則》，規范日常數據整理工作標準。
其三，做好電子文件柜的維護和管理工作，建立數據庫及上傳文件定時備份制度。
從2013年起，我們在開展新一輪歷史數據整理的同時，啟動日常數據維護工作，根據月報、季報等工作周期對數據進行實時整理存放。目前房山局隊的數據整理工作正在穩步推進，隨著電子文件柜內容的豐富，其集中保存數據、方便查詢的優點也將逐步顯現，相信在今后的統計工作中它將發揮更重要的作用。
