經濟社會快速發展、科學技術日新月異、人民群眾多樣化和個性化的需求，都對檔案管理工作的變革提出了要求。數字化檔案室是運用現代新型科學技術對數字檔案信息進行管理，并通過各種網絡平臺提供服務的管理系統，全力推進數字化檔案室建設，對于提升檔案室服務能力和現代化管理水平具有十分重要的意義，下面加以分析。
一、數字化檔案室建設的基本要求
數字化檔案室建設是一項系統工程，各個企業、事業單位在建設數字檔案室時，需要做足功課，建議以《數字檔案館建設指南》為基本依據，遵循“資源為先，標準規范，整體推進，確保安全”的原則，統籌規劃，積極實施，務求實效，在基礎設施、應用系統、數字檔案資源、保障體系四個方面著力建設和實施，而不是盲目、無序建設。
數字檔案館建設指南
二、全力推進數字化檔案室建設的意義
1、實現檔案管理模式的轉變。檔案資源數字化是數字化檔案室的基本特征，全力推進數字化檔案室建設后，數字檔案管理系統將以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，同時其具備電子檔案的收集、整理、利用、安全等功能，實現了檔案管理各業務環節的自動化、網絡化，這儼然實現檔案管理模式的轉變，推動檔案事業邁向更加美好的明天。
2、加強對檔案的保護。數字化檔案室建設完成后，數字化檔案信息替代檔案原件提供利用，由此可降低檔案原件在利用中的損耗，降低了檔案原件在利用中損毀和遺失的風險，延長檔案原件的使用年限；數字化檔案室應用了先進的技術和手段，保障電子檔案的真實、準確、完整、可用，維護其憑證屬性，在原件損毀時，依舊可供決策參考；數字化檔案管理系統能夠對不同管理和利用者進行嚴格的權限控制，避免檔案丟失、泄漏情況的發生。
3、打破時空限制，提升服務質量。以往檔案室需要手工檢索、實體查找，現場翻閱速度慢、流程多、效率低、容易出錯的現象頻頻發生，較高的檔案利用需求同較落后的檔案管理方式之間的矛盾迫切需要檔案室盡快升級。數字化檔案室建設完成后，提高了查閱檔案的效率，提升了檔案的查全率、查準率，同時打破時間和空間的限制，用戶不必親自“登門造訪”，就可以獲取和利用所需的信息，方便、快捷滿足各類用戶利用需求，提升服務質量的同時也減輕檔案工作人員的勞動強度。
如何在新形勢下做好檔案管理工作？由以上可以了解到，建設數字化檔案室一項十分重要而又迫切的任務，只有遵循一定的原則及要求，才能保證高效高質完成。全力推進數字化檔案室建設后，實現了檔案管理模式的轉變、加強對檔案的保護、提升了服務質量，是新形勢下做好檔案管理工作的重要舉措！
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