在智慧社會的到來、科學技術不斷進步、國家出具各項政策等多種因素的加持下，使智慧檔案室建設具有了現實的可行性，也有了實際的可操作性，甚至還有了緊迫性。智慧檔案室一體化建設方案主要包括一體化管理平臺、智能密集架系統、RFID檔案管理系統、環控系統、安防系統以及數字化檔案管理系統等，整個方案的亮點在于極具未來感和科技感，下面就智慧檔案館建設方案作出詳細介紹。
一、一體化管理平臺：兼容性強
一體化管理平臺是智慧檔案室一體化建設方案的重要內容，該平臺的強大之處在于預留各種接口，兼容性強，如與智能密集架系統、RFID系統、環控系統、安防系統以及數字化檔案管理系統等進行對接，即可實現子系統間的相互聯動、統一管理；該平臺采用了3D可視化技術，通過建模可1:1還原室內實景，檔案室情況一目了然。
二、智能密集架系統：多重功能
在建設智慧檔案室時，建議選用更加智能、先進、新穎的實體檔案管理設備，本方案中采用的設備為智能密集架：
智能密集架系統含有多重功能，其具有防盜、防擠壓功能，雙雙保護檔案及人員的安全；其具有語音控制、觸屏操作以及遠程控制功能，即通過語音、觸屏或者遠程都可實現對密集架的操作；其具有語音提示、屏幕動畫、列顯閃爍等方式引導功能，幫助人員快速確定檔案位置；其具有自動休眠功能，即在一定時間內沒有使用的情況下，屏幕、列顯、氛圍燈等裝置都將熄滅，達到節能減排的目的；其具有自檢功能，能夠更快更準排查故障。
三、RFID檔案管理系統：優勢顯著
RFID檔案管理系統優勢顯著，該系統主要包括RFID標簽、RFID智能書車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等設備，智慧檔案室一體化建設方案中搭建RFID系統的目的在于實現檔案的精準定位、快速盤點、安全管理等。
通過一體式館員工作站將檔案信息錄入至RFID標簽中，并將貼有標簽的檔案存入智能密集架中，即可實現檔案的有序管理，實現檔案精確定位到盒；RFID智能書車、智能手持閱讀器等設備均有盤點功能，在短時間內即可完成全館盤點；當未授權檔案經過RFID通道門時，將發出報警提示，大大降低檔案丟失風險。可見，RFID檔案管理系統有效突破傳統檔案管理方式下的困局。
四、環境控制系統：提供適宜的環境
檔案室環境異常將會加速檔案的老化變質速度，將會危及人員的健康，因此環控系統是智慧檔案室一體化建設方案中不可缺少的內容。
環境控制管理系統即對檔案室的環境進行控制和管理，其主要包括溫濕度傳感器、空氣質量云測儀、空調、恒濕消毒凈化一體機、新風機、智能區域環境控制器等設備，從而達到實時監測和調節室內溫度、濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度的效果，從而為檔案及人員提供適宜的環境。
五、安防系統：降低安全事故的發生率
檔案安全工作是檔案工作的底線，直接關系到檔案工作的可持續發展和檔案作用的有效發揮，如檔案室安防設施完善，則檔案安全工作將會取得明顯成效；如檔案室安防設施配套不完善，則將易發、多發檔案安全事故。
智慧檔案室安防系統主要包括防盜報警系統、防火報警系統、視頻監控系統、門禁系統等方面，防盜報警系統即通過在檔案室出入口安裝紅外傳感器檢測人員出入，如在布防時間段內有人員出現則能夠立即檢測到，并觸發報警、提醒工作人員；防火報警系統主要包括煙霧傳感器及滅火設備，通過檢測煙霧濃度并發出報警，提醒人員及時采取滅火措施，有效避免火勢蔓延。視頻監控系統能夠全方位監控檔案室情況，實現對檔案室24小時不間斷監控，并可以回放查詢錄像記錄。門禁系統可采用刷卡、指紋識別、人臉識別等多種方式進行身份認證，確保只有授權人員才能進入，全力保障檔案的安全。
六、數字檔案管理系統：實現電子檔案的全流程管理
當前，檔案種類豐富多樣，各單位不僅僅重視實體檔案的管理，同時也十分關注電子檔案的管理，因此在智慧檔案室一體化建設方案中搭建了數字檔案管理系統，該系統能夠實現對各種類型的檔案資料進行電子化、網絡化集中管理，其功能涵蓋檔案收集整理、移交歸檔、檔案利用、檔案保存、檔案銷毀等，大大提高了電子檔案管理工作的效率和管理水平。
檔案是歷史的真實記錄，是歷史的可信材料，做好檔案管理至關重要。由上述可以了解到，智慧檔案室一體化建設方案極具未來感與科技感，其中涉及到多種先進技術及設備，有效推動檔案事業的高質量發展！
本文源自洛陽花都集團網站，未經允許，請勿轉載使用，侵權必究。
