隨著科學技術的迅速發展和大量檔案的產生，智慧檔案室的研究和建設成為檔案界關注的熱點。智慧檔案館與傳統檔案室相比，有著豐富的海量的存儲空間、便捷高效的檔案查取方式、適宜的環境、多種安全防護等優點，智慧檔案室建設方案逐一破解檔案管理工作中的難點，掃清重重障礙，有力地解決了傳統檔案管理工作中存在的問題。
一、傳統檔案室所存在的問題
1、作為重要的檔案存放基地，傳統檔案室中的檔案存儲設備比較陳舊，存儲空間小、管理技術趨于落后，且僅僅支持存儲實體檔案，從而導致大量檔案無法得到有序存儲、導致檔案查找困難，這大大制約了檔案管理事業的發展。
2、檔案資料的存放管理對環境有明確的要求，檔案室內溫度、濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等方面不達標等都會對檔案造成損壞。傳統檔案室與智慧檔案室建設方案不同，其往往沒有配置相應的環境設施設備，易引起檔案受損等情況的發生，大大縮短檔案的壽命。
3、傳統的檔案室僅僅依靠人力管理和物理鎖等措施，沒有搭建完善的安防系統，無法做到全方位保障檔案的安全，易出現檔案被盜、丟失等情況。
二、智慧檔案室方案破解種種難題
1、作為先進、智能、時尚、美觀于一體的智能存儲裝具，智能密集架是智慧檔案室建設方案中的重要內容，經量身設計后，多組多列密集架整齊排列于檔案室中，智能密集架內部可實現雙面存儲，具有語音及觸屏多種操作方式、具有聲光引導人員取檔功能、具有一鍵檢測功能、具有多種方式安全認證開啟功能，從而滿足大量檔案的高效管理所需。此外，方案中將智能密集架與RFID系統相結合，實現檔案的快速盤點、精準管理！
2、在智慧檔案室建設方案中，數字化檔案管理系統是必不可少的內容，數字化檔案管理系統功能覆蓋檔案收集、管理、保存、利用，實現檔案業務全過程信息化管理、支持多種形式和多種來源歸檔文件收集，提供全面豐富的檔案資源利用服務方式。
3、在智慧檔案室中，將搭建環境控制系統，包括空調、恒濕消毒凈化一體機、空氣質量云測儀、智能環境區域控制器、新風機等設備，當檔案室環境出現異常時，將發出報警并進行調控，確保檔案處于適宜的環境內。
4、在檔案室安全保障方面，可以采用視頻監控系統，通過攝像頭全面監控檔案庫房內的區域，其次，搭建入侵報警系統來防止未經授權的人員進入檔案庫房，非法進入將自動報警并發送給相關人員，確保及時采取行動。此外，還將采用防火報警系統，即通過煙霧、溫度和氣體傳感器來監測庫房內的火災危險，一旦檢測到火警信號，系統會自動觸發警報，并及時通知人員進行緊急處理。
5、一體化管理平臺同樣是智慧檔案室建設方案中的重點內容，其能與智能密集架、RFID等系統進行數據對接，使檔案管理變得更加輕松、便捷。一體化平臺能夠實時集中統一顯示智慧檔案庫房內的各類數據，幫助大家更好地了解庫房的運行情況！
在傳統檔案室中，容易引發各種檔案管理問題，而智慧檔案室建設方案輕松破解了傳統檔案管理工作中存在的難題。如需智慧檔案庫房整體解決方案或查看相關智慧檔案室建設案例，歡迎前來咨詢。
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