由于傳統檔案庫房已經無法滿足檔案管理需求，更無法實現解放人力的工作模式，因此升級改造檔案庫房十分急迫。一體化平臺主要通過一體化集成手段，融合大數據、人工智能等技術，將各系統數據接口打通并進行數據融合，實現各系統之間的聯動和統一，實現智慧檔案庫房環境與檔案智能管理。通過搭建智慧檔案庫房一體化平臺，檔案管理水平將得到進一步提升。
一、直觀展示各類數據
一體化平臺能夠以圖形化的方式展示庫房內的檔案情況，用戶可以在平臺上看到檔案的分類、占比、數量等信息；平臺實時展示庫房內檔案的借閱和歸還情況，人員可以隨時了解檔案的狀態；平臺實時展示設備運行情況以及告警數據。可見，智慧檔案庫房一體化平臺這種展示方式使人員能夠一目了然地了解庫房中的情況。
二、支持集成、操作多系統
一體化平臺實現了庫房內多個系統的融合與集成，將智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統等單一的系統組合起來，更能靈活、快速的應對各種情況，基于這一特點，智慧檔案庫房一體化平臺大大提高了檔案的安全性與保密性，提升檔案存放壽命，滿足智慧檔案事業發展的客觀需求。
三、基礎數據管理更加方便
智慧檔案庫房一體化平臺可實現實現用戶管理、庫房信息設置、設備管理及檔案類型管理。“用戶管理”支持錄入、修改、刪除，重置密碼、從設備讀取、向設備同步功能，并可實現權限分配和管理；“庫房信息設置”，可對庫房名稱、代碼、地圖進行設置，還可以實現區列設置，對所屬庫房、區名稱、區號、列數、節數、層數、主控的IP地址進行編輯、修改。進入“設備管理”，用戶可自由對動環設備、RFID設備、門禁設備及視頻監控設備進行管理。
在信息時代的浪潮下，各行各業都在努力適應轉型的步伐，檔案管理領域也不甘落后，將智慧檔案庫房一體化平臺應用于檔案管理工作中，摒棄了過往多套子系統獨立運行的舊理念，而是實現統一、集中、高效管理，促使檔案管理走向科學化、規范化，提高了檔案管理水平、大大改變了檔案庫房運行情況。
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