數字化檔案室是檔案部門為順應數字化時代發展而建設的，數字化檔案室為各級各類檔案室為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。下面來和大家分享數字化檔案室建設的必要性。
一、有利于更大限度地展現檔案的價值
當前，“互聯+”已滲透至我們生活的方方面面，深刻地改變了我們的生活方式和行為方式。順應互聯網時代發展的潮流，數字化檔案室建設，深入挖掘檔案資源，創新檔案管理方式，能夠使檔案的價值得到充分的展現，更好地服務于大眾。
二、有利于降低檔案管理成本，提升檔案工作效率
傳統檔案室實行人工管理模式，在這一模式下, 一方面，檔案信息的采集、整編需要大量的資金和人力資源投入；另一方面，由于檔案管理中的主觀因素較多，因此難免出錯，檔案管理者工作中的任何一個疏忽都有可能對檔案造成不可挽回的損害。而數字檔案室實行智能管理模式，在信息的采集和編輯上可以實現一次投入、多次產出，大幅度減少檔案信息資源開發和使用的成本。
此外，先進技術支撐下的數字化檔案室建設有利于提高檔案工作效率，在文件歸檔時，系統會自動生成文件目錄，用戶只需要在應用系統上搜索文件名稱或關鍵詞，就可以迅速查找到自己所需要的內容。這樣，在提高查詢便捷性的同時，也提高了查詢的準確度。
三、有利于規避風險
在檔案管理人員數量不足且專業化程度不高的情況下，必須應用新技術手段來解決檔案管理的問題。而建設數字化檔案室，安裝安全性較高的硬件設備就顯得尤為重要，可以在很大程度上解決上述問題，提高檔案管理人員規避風險的能力。
新時代，各個領域都發生了變革，傳統檔案管理模式已不能完全適應當前檔案事業發展的要求，因此檔案室也必須跟隨時代發展的腳步進行變革創新，將傳統檔案室升級為數字化檔案室。數字化檔案室建設有利于更大限度地展現檔案的價值，有利于降低檔案管理成本，提升檔案工作效率，有利于規避風險，從而推動檔案管理工作邁上新的臺階。
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