在信息時代的浪潮下，各行各業都在努力適應數字化轉型的步伐。檔案部門也不例外，以檔案庫房智能化為例，大致經歷了三個發展階段。第一階段（1.0）為傳統檔案庫房，配置基礎硬件設施，滿足基礎環境要求；第二階段（2.0）為智能檔案庫房，實現實體檔案、數字資源、智能設備、庫房環境的一體化管理，滿足檔案的智能化存取、檔案庫房自主化環境控制；第三階段（3.0）為AI智慧檔案庫房，基于人工智能、大數據、物聯網等技術手段和設計理念構建具有AI智能感知和智慧決策能力，并且提供檔案信息泛在服務的新型AI智慧檔案庫房。
現階段大部分單位的檔案庫房處于第一階段或第二階段，那么什么才夠得上“3.0-AI智慧檔案庫房”呢？“一平臺三系統 N 應用”的“1+3+N”智慧檔案庫房建設方案，涵蓋了檔案管理、檔案存儲、庫房環境及安防系統等多個方面。“一平臺”指智慧檔案室綜合管理平臺，主要通過一體化集成手段，融合大數據、人工智能等技術，將各系統數據接口打通并進行數據融合，實現各系統之間的聯動和統一，實現智慧檔案庫房環境與檔案智能管理。“三系統”是指智能環境管理系統、智能RFID檔案管理系統和智能檔案密集架系統，主要解決檔案庫房的無人化安全管理以及檔案出入庫高效利用的問題。“N 應用”是指通過一平臺三系統的構建后，根據檔案部門的管理需求，可衍生出多種智慧應用。
一、智慧檔案庫房建設方案---一體化平臺
智慧檔案室綜合管理平臺，運用物聯網、大數據、人工智能等新一代信息技術，實現檔案庫房內的全面感知、互聯互通、精準分析、統一管理等核心功能。平臺作為檔案庫房管理的統一入口，摒棄過往多套子系統獨立運行的舊理念，將煙囪式系統有機整合到一起，可集成智能環境管理、RFID檔案管理、智能密集架等多個系統，實現統一平臺、集中管理，減輕檔案管理人員的工作強度，為實現檔案庫房的無人化管理奠定基礎。
二、智慧檔案庫房建設方案---三系統
1、智能環境管理系統
檔案庫房的作用是貯藏和保護檔案，在檔案的保管保護中，溫濕度、空氣質量等異常情況都會影響檔案材料老化變質速度。檔案庫房依據JGJ 25-2010《檔案館建筑設計規范》要求建設溫濕度監控、空調監控、除濕凈化消毒一體機監控、漏水監測、防盜監控、視頻安防監控、門禁監控、智能驅鼠、智能窗簾控制等十防措施。
智能環境管理系統根據自然環境下氣象氣候溫濕度、空氣質量數據，結合檔案庫房微環境監控數據，進行數據分析，依據環境溫濕度變化趨勢，精準測控，實現庫房恒溫恒濕的綠色節能管理。系統同時接入十防管理智能設備，自主解決庫房防高溫、防潮、防火、防水、放盜、防鼠、防蟲、防塵、防強光、防有害氣體十防管理問題，實現365*24全年無人庫房環境管理，提供最優檔案存儲保管環境。
2、智能RFID管理系統
通過RFID電子標簽實現每份檔案信息電子化，通過智能密集架實現架體智能化控制，把兩項技術深度融合，實現檔案智能精確定位到盒，可實時分析檔案所在密集架的位置和實時查看對應檔案信息，并可一鍵檢索檔案，快速一鍵開啟密集架定位對應檔案。
對于檔案庫房而言，檔案入庫存放和借閱出庫為兩大業務流程。入庫時打印標簽，錄入對應檔案信息，配合智能密集架可無序存放檔案；系統自動記錄檔案位置信息，實現檔案高效入庫，配合機器人技術還可實現無人自動入庫。出庫時智能快速檢索對應檔案，可直接顯示檔案存放密集架位置，一鍵快速開啟密集架定位出庫檔案；高效批量拿取對應檔案在工作站掃一掃即可完成高效出庫，配合機器人技術并打通借閱預約系統可提前一鍵預約實現無人化借閱檔案。
3、智能檔案密集架系統
該系統通過集成智能密集架，集架體實時監控、架體自檢、操作日志、聯動控制等功能于一體。通過計算機或移動設備上的軟件系統自動獲取密集架的狀態，控制密集架的運行；可以設置密集架存儲的檔案目錄信息，可以根據存放的檔案開啟密集架，實時顯示架內溫濕度情況以及密集架的狀況等。
智能檔案密集架系統可精確定位每個檔案所在密集架位置，支持查檔自動開架，定位引導，實現密集架的遠程管理，從而提高檔案管理效率，使檔案管理更加安全智能。
三、智慧檔案庫房建設方案---N應用
1、庫房數字孿生應用
通過數字孿生技術對檔案庫房一比一3D建模，實現3D可視化管理。通過3D可視化交互，實現門禁、燈光、空調等設備智能化控制，并可直觀查看各檔案庫房環境狀態信息。數字孿生應用通過虛實結合的方式，使庫房整體管理更加具體化和人性化，讓檔案管理人員獲得不一般的體驗。
2、安防系統聯動應用
通過集成視頻監控、門禁控制、紅外防入侵等安防系統，實現檔案庫房安全防范集成管理。在日常應用中滿足遠程架體控制，自動聯動視頻監控進行架體移動監管；檔案異常出庫，自動聯動視頻圖像抓拍等。對于異常情況各系統實現聯動控制，形成有效的技防合力，達到實時記錄和監控、有效預警和報警，做到預防在先，事后有據可查。
3、智慧用電應用
對每個庫房所有回路實現十項安全用電保護功能，包含短路、過溫、過流、過壓、漏電等安全用電分析，終端線路本地自動保護，實時對每個檔案庫房基于時間、空間、用電類型的用電情況能耗分析等功能。管理的用電設備包括但不限于燈光、空調、恒濕機、智能密集架等。
4、辦公智慧物聯應用
集成燈光控制、窗簾控制、人員檢測等辦公物聯應用系統，實現辦公室、閱覽室、整理室、數字化用房等功能用房的智慧物聯管理。可實現燈光智能亮度調節和色溫調節，并且對燈光開關狀態進行分析；實現窗簾智能控制，包含窗簾開啟和關閉以及開合百分比等，對窗簾狀態智能分析；實現功能用房內實時有無人分析，做到有人進入自動開啟設備，無人自動關閉設備，節能減排。
以上和大家分享的1+3+N智慧檔案庫房建設方案，大家在設計智慧檔案庫房整體解決方案時，可參考以上建設思路！歡迎大家前來交流討論。
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