隨著檔案數量的爆炸式增長，傳統的檔案管理方式已經顯得力不從心，容易出現管理慢、管理難等問題。不少檔案館為升級檔案館、改變檔案管理方式，因而尋找廠家出具智慧檔案館解決方案，智慧檔案館方案通常集成了一系列先進的技術和系統，包括安裝智能密集架、搭建環控系統、安防系統、數字化檔案管理系統、RFID系統、一體化管理平臺等，下面一一來了解。
一、智能密集架：優化空間、提高效率
智能密集架是智慧檔案館解決方案的核心組成部分之一。智能密集架以可移動、存儲量大、承重強、智能化程度高、安全性高等特點得到了眾多用戶的認可，使用智能密集架可以有效的提高工作效率、充分利用檔案室空間、全方位保護檔案。
二、環控系統：為檔案打造適宜的環境
智慧檔案館解決方案中包括環控系統，環控系統的作用在于實時監測和調節檔案館內的溫度、濕度和空氣質量等，通過保持適宜的環境條件，從而有效地避免檔案受到污染和損害、防止檔案的腐爛和老化、延長檔案的保存壽命。
三、安防系統：全面提高檔案的安全
檔案的安全性是至關重要的，智慧檔案館解決方案包括安防系統，如監控攝像頭、入侵檢測器、門禁、煙霧監測及滅火設備等等，安防系統能夠實時監測檔案室的情況，任何異常情況都會立即觸發警報，使管理人員能夠迅速采取行動，進而防止檔案的盜竊和損壞，全面提高檔案的安全。
四、數字化檔案管理系統：實現數字檔案的全生命周期管理
數字檔案管理系統可以將檔案全面數字化，包括電子化文件、圖片、音頻、視頻等多種類型檔案，將傳統紙質檔案轉化為數字檔案；可以對數字檔案進行系統化管理，包括數字檔案的采集、整理、存儲、檢索和利用，實現數字檔案的全生命周期管理。
五、RFID系統：優化檔案管理流程、節省人力物力
RFID系統是智慧檔案館解決方案中的關鍵部分，其實現了檔案實體流通過程的全程跟蹤管理、定位管理、檔案自動盤點、智能分析等功能，優化檔案管理流程，降低接收、盤點和查找勞動強度，節省人力物力，提高檔案保管利用效率，強化檔案管理安全。
六、一體化管理平臺：實現庫房的規范、科學、一體化管理
在智慧檔案館解決方案中，還包括了一體化管理平臺，它支持將智能密集架、環控系統、安防系統、數字化檔案管理系統等系統集成到一起，在實現各功能設備獨立運行的同時，亦可根據設定邏輯和特定要求聯動運行，實現自動存取檔案、自動調節溫濕度及空氣凈化等，達到庫房的標準化、規范化、科學化、效能化、一體化。
智慧檔案館解決方案包括安裝智能密集架、搭建環控系統、安防系統、數字化檔案管理系統、RFID系統、一體化管理平臺，多個檔案館通過將傳統檔案館升級為智慧檔案館，檔案管理工作效果顯著，檔案管理水平得到大大提高，有力推動檔案管理工作向前發展。
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