由于傳統檔案館中存在的種種問題，因此傳統檔案館升級為智慧檔案館日趨緊迫，從而從根本上解決檔案管理中存在的痛點難點問題，理順檔案管理流程，正規檔案管理秩序，提升檔案管理工作水平。智慧檔案館管理系統是智慧檔案館的核心，其包括智能密集架管理系統、環控管理系統、安防管理系統、RFID管理系統、數字化檔案管理系統、一體化管理平臺等，下面加以分析。
一、智能密集架管理系統
智慧檔案館管理系統包括智能密集架管理系統，智能密集架是在傳統密集架架體上的升級，在架體上嵌入了智能化系統，不僅具備手動密集架的承重強、容量大等優勢，還實現了安全權限控制功能、智能操作功能、聲光音帶取檔功能、狀態顯示功能等等，從而促使檔案管理更加高效、便捷。
二、環控管理系統
環境不達標，對檔案本身將造成極大地損害，因此環控管理系統在智慧檔案館中發揮著至關重要的作用，環控管理系統包括智能環境區域控制器、空氣質量檢測儀、空調、新風機、恒濕一體機等設備，從而起到理想的環境控制效果，可以保障檔案資料的安全保存，為檔案保駕護航。
三、安防管理系統
智慧檔案館管理系統包括安防管理系統，安防管理系統中包含動態視頻監控系統、防盜報警監控系統、防火報警系統、智能門禁管理系統等，實現對檔案庫房進行全面監控和保護，防止損壞、盜竊、火災等事故發生，確保檔案的完整性和安全性。
四、RFID管理系統
RFID管理系統主要由RFID電子標簽、RFID智能盤點車車、RFID通道門、RFID一體式館員工作站等設備構成，通過RFID層架標簽對密集架層架位置定位，通過館員工作站進行檔案入庫并對檔案信息與超高頻標簽進行綁定等操作，智能盤點車完成對檔案的上架、盤點、理架、查找，出入檢測通道門有效對檔案出入庫狀態進行檢測，未經正常流程取走檔案時通道門產生報警，從而實現安全、精準的檔案管理模式。
五、數字化檔案管理系統
智慧檔案館管理系統包括數字化檔案管理系統，數字化檔案管理系統是將傳統的紙質檔案數字化并進行有效管理的系統，其主要的作用是在保證檔案完整性和安全性的同時，提高檔案管理的效率和實用性，方便工作人員進行文件的查找、維護和共享。
六、一體化管理平臺
檔案庫房一體化平臺功能諸多，可按照規定的流程實現日常檔案出入庫、檔案借閱、歸還等日常業務的管理工作；可對智能密集架進行開架、合架、通風等遠程操作，根據環境溫濕度等數據顯示對空調、除濕機等環境設備進行遠程控制。在一體化平臺的管理下，大大增強了庫房管理的科學性！
綜上所述，智慧檔案館管理系統利于整合管控檔案資源，實現統用統管；有利于利用信息技術管控檔案資料，及時掌握檔案動態；有利于快速處理突發事件，防范于未然；有利于節約成本、節約人力，降低工作量，提高檔案管理效率，提升檔案管理水平。
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