智慧檔案庫房建設是眾多檔案庫房轉型的重要途徑，是檔案庫房提檔升級比較可行的發展方向，智慧檔案庫房管理系統主要包括智能密集架管理系統、RFID管理系統、環境控制系統、安防管理系統、數字化檔案管理系統、一體化平臺管理系統等，下面進行具體分析。
一、實體檔案管理系統
智慧檔案庫房管理系統中包括智能密集架系統。智能密集架可靠穩固、容量較大、承重性強，滿足海量檔案有序管理。智能密集架內部嵌入了先進的系統，實現了對架體的智能化控制、可實現多種方式安全認證開啟、支持按照檔案關鍵字和編號查詢開架，科技感滿滿、人機交互能力極強，極大地提高檔案管理效率。RFID管理系統主要包括RFID電子標簽、RFID智能盤點車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等。智能密集架系統結合RFID管理系統，共同構成實體檔案管理系統，實現了檔案的快速、批量盤點，精準查詢與定位以及安全監測。
二、環控管理系統
環控管理系統主要由環境監測設備、調控設備、區域控制器等構成，環境監測設備主要用于對環境數據進行采集；調控設備主要包括空調、恒濕凈化一體機、新風機等，用于調節庫房環境；區域控制器支持多個設備的接入，能夠實時顯示庫房各環境數據，支持對調控設備的監控及手動控制。通過環控系統，人員可及時了解到庫房各項環境參數狀況，并能夠在異常情況后及時處置，為檔案提供適宜的存儲環境。
三、安防管理系統
檔案的安全一直是檔案人頭上的一根弦，傳統檔案庫房如此，數字檔案庫房也是如此，智慧檔案庫房更應如此。智慧檔案庫房管理系統包括安防管理系統，主要由防火報警系統、紅外入侵報警系統、門禁系統以及視頻監控系統等構成，該系統能夠實現精準實時檢測煙霧并及時報警；實時監測在布防時間內人員的非法入侵；實現對出入人員的進出實施控制管理；實現直接觀察、監控庫房現場的情況。
四、數字化檔案管理系統
隨著科技的發展，數字化技術已經成為一種普遍的趨勢，檔案數字也受到了廣泛的關注，檔案數字化具有諸多優點，它能夠有效提高工作效率，并且可以更容易地跨越地域和時間的界限，因而數字化檔案管理系統同樣是智慧檔案庫房管理系統中重要系統，實現電子檔案的收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用、檔案安全等全周期管理。
五、一體化平臺管理系統
智慧檔案庫房管理系統之一體化平臺管理系統摒棄了子系統獨立運行的舊理念，而是通過一體化集成手段，實現智能密集架系統、RFID系統、環境管理系統、安防系統、數字化檔案管理系統等各子系統之間的統一管理，真正實現庫房一體化綜合管理！
近年來，智慧檔案庫房建設得到了廣泛關注，相比傳統檔案庫房，智慧檔案庫房的創新點體現在“智慧”一詞中，智慧檔案庫房管理系統包含了多個子系統，帶來了全新的檔案管理方式！智慧檔案庫房建設是一項非常龐大的項目，看似比較復雜，但只要尋找專業的廠家，即可達到事半功倍的效果，確保盡快建成并投入運行！
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