在檔案數量不斷增多、檔案種類日趨多樣化的背景下，傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益凸顯，因此檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。RFID技術作為一種極為高效、快捷、方便的識別技術，在多個行業均有廣泛的應用，檔案柜廠家將RFID技術運用至檔案柜中，RFID智能檔案柜給檔案管理帶來了更多的可能性，下面加以闡述。
一、需權限認證開啟、安全性高
在RFID智能檔案柜系統中，進入用戶管理功能，管理人員可對普通用戶進行人臉、指紋、工卡等方式的綁定，具備權限的人員可通過人臉識別、指紋、刷卡等方式開啟操控智能檔案柜，而沒有權限的人員無法進行相關操作，可見，RFID智能檔案柜安全性高，避免檔案丟失、被盜等情況的發生，促使檔案管理更加可靠。
二、多種查詢方式，方便快捷
RFID智能檔案柜具備檔案查詢功能，檔案查詢支持按照名稱查詢、編號查詢以及整柜查詢，當需要查詢檔案時，在系統中輸入檔案關鍵詞或檔案編號后，智能檔案柜將檢索檔案并顯示檔案位置。或者通過點擊全部文件，進行分層查找，人員點擊某某層后，即可顯示該層檔案信息。由此可見，智能檔案柜具有多種檔案查詢方式，促使檔案管理更加方便快捷。
三、燈光引導、精準定位、自動盤點
RFID智能檔案柜具備燈光定位引導裝置，查詢檔案后，即可在系統中看到檔案具體位置，點擊開門，檔案所在位置的指示燈亮起，實現精準定位。在取出檔案并關門后，智能檔案柜將自動盤點，并生成領用記錄，完成借閱；當需要歸還檔案時，人員根據權限開門，將檔案放入柜內任意位置，智能檔案柜將自動盤點，完成歸還。智能檔案柜的燈光引導、精準定位、自動盤點等功能，大大提高了檔案管理效率及檔案管理的準確性。
綜上所述，RFID智能檔案柜智能化程度高、安全系數高，實現檔案的查找、盤點、借閱、歸還等工作的信息化管理，它的出現，使檔案管理工作得到升級和創新，極大地降低了人工成本和時間成本，是一款十分理想的檔案管理設備。
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