RFID技術是指射頻識別技術，完整的RFID系統由讀寫器、電子標簽和數據管理系統三部分組成，其原理是通過閱讀器和標簽之間進行非接觸式的的數據通信，達到識別目標的目的。智能密集架本身具有語音控制、觸屏操作、聲光引導取檔、一鍵檢測、權限認證開啟等功能，通過在智能密集架中嵌入RFID技術，形成RFID智能密集架，其能夠進一步提高智能密集架的性能，促使檔案管理更高效，下面加以闡述。
1. 檔案全流程追溯管理。RFID標簽為檔案的身份標識，通過將帶有RFID電子標簽的檔案放入RFID智能密集架中，即可完成上架，將其從密集架中取出來，即可完成下架。密集架系統將對檔案上下架、出入庫等操作自動生成記錄，從而實現檔案全流程追溯管理。
2.未授權移動預警，檔案管理更安全。RFID智能密集架可通過授權查看檔案信息，對沒有經過審批的檔案，發生移動和錯拿錯放時，實時報警提示，保護檔案安全。
3.精準定位、查找更方便快捷。RFID智能密集架每個存儲單元裝有特別設計的RFID天線，可精確實時定位檔案位置，并亮燈提示，能夠快速找到所查詢的檔案，大大提高了檔案查找效率。
4.檔案無序存放、有序管理。檔案隨意放置，后臺系統自動更新位置，實現檔案無序存放、有序管理，杜絕檔案因人為原因錯放位置無法找到檔案的問題。
5.定時智能盤點、存儲數據可視化。RFID智能密集架可通過設置定時或即時任務，智能盤點檔案數量，生成盤點報表。
傳統檔案裝具不僅容量小，且在安全性方面缺乏保障、無法實現檔案的智能化管理，從而產生了諸多管理難題，而RFID智能密集架是一種新型的存儲設備，它的出現，切實改變了傳統檔案管理模式，極大縮短查找、盤點時間，減少了工作量，提高管理效率，讓檔案保管更安全、檔案管理更輕松高效、檔案工作人員更方便省心。
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