數字檔案館是傳統檔案館的升級和創新，數字檔案館建設主要包括基礎設施建設、電子檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、制度規范建設、安全保密體系建設等，其中電子檔案管理系統在數字化檔案館中起著至關重要的作用，下面是電子檔案管理系統基本功能規定。
一、總則
為推動電子檔案科學管理，規范電子檔案管理系統建設，明確電子檔案管理系統基本功能，確保電子檔案真實、完整、可用與安全，按照國家有關法律法規和標準規范，制定本規定。本規定所稱電子檔案管理系統，是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。本規定明確了電子檔案管理系統（以下簡稱系統）必備的功能。系統建設應依據先進、實用、安全、發展的原則。本規定適用于國家各級各類檔案館，機關、團體、企事業單位可參照執行。
二、系統總體要求
系統結構應具備開放性，可實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換。系統功能應具備可擴展性，應滿足當前及可預見的時間內的業務需求，可方便地進行功能擴展。系統實現應具備靈活性，支持電子檔案管理的業務模式、工作流程和數據結構等的靈活定義與部署。系統運行應安全可靠，保存電子檔案管理關鍵業務過程記錄，根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術手段，保障電子檔案安全，防止非授權訪問。系統應依據電子檔案保存和利用的業務要求分別建立相應數據庫。系統應能夠管理符合國家、行業標準規定的多種門類、多種格式的電子檔案。系統應具備對實體檔案進行輔助管理的功能。
三、檔案接收
系統應具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統應具備對電子檔案的數量、質量、完整性和規范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標注。系統應具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數量的清點、內容和元數據有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標識。系統應具備對征集檔案進行管理的功能。
四、檔案整理
系統應具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調整處理。系統應具備電子檔案的著錄、標引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關聯。系統應具備電子檔案批量格式轉換的功能，生成符合國家、行業相關標準的用于長期保存和提供利用的電子檔案。系統應具備維護電子檔案各組成部分及相關數據信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關聯功能。系統應具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
五、檔案保存
系統應具備對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢復功能，設置備份與恢復策略，制作備份數據，對備份數據和介質進行登記、檢測與管理，使用備份數據進行恢復處理，記錄備份恢復過程信息。系統應具備對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能，對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子檔案非授權訪問和系統響應超時等情況發出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。系統應具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。系統應具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
六、檔案利用
系統應具備依據利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標準格式的電子檔案。系統應具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。系統應具備電子檔案在線借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。系統應具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。系統應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法纂改。
七、檔案鑒定與處置
系統應具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。系統應具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。系統應保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責任人員、意見和時間等信息。系統應具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
八、檔案統計
系統應具備對電子檔案數量與容量的統計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統計。系統應具備對一定時間期限內的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關鍵業務過程工作情況進行統計的功能。系統應內置常用電子檔案工作統計報表。系統應提供報表制作工具，支持用戶自定義統計報表。
九、系統管理
系統應提供電子檔案數據庫及其存儲結構的定義與配置功能。系統應具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結構的建立與修改、鎖定與解鎖、導入與導出等處理；系統應內置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統應支持對會計、業務類等專門檔案分類體系的設置。系統應具備電子檔案元數據和目錄數據的定義與維護功能，內置常見種類的電子檔案元數據方案。系統應具備用戶信息管理的功能，支持系統管理員、系統安全保密員和系統安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數據進行授權等功能。系統應具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。系統應具備對電子檔案關鍵業務過程、檔案管理操作行為和系統非授權訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發現問題。
以上《電子檔案管理系統基本功能規定》來源于國家檔案局。
