在科學技術不斷發展、檔案數量不斷增多以及檔案安全意識增強的背景下，傳統檔案庫房升級改造為智慧檔案庫房是大勢所趨，建設智慧檔案庫房對檔案存儲、檔案查詢、檔案利用、檔案安全等方面創造了良好的條件，智慧檔案庫房管理系統主要包括智能密集架管理系統、RFID管理系統、環境控制系統、安防管理系統、數字化檔案管理系統、一體化平臺管理系統等，下面進行具體分析。
一、庫房管理系統--實體檔案管理系統
智慧檔案庫房管理系統中包括智能密集架系統。智能密集架主要由硬件及軟件構成，硬件即架體部分，密集架架體可靠穩固、容量較大、承重性強，滿足海量檔案有序分類的存儲需要。其軟件部分為智能管理系統，通過智能管理系統可實現對架體的智能化控制、可實現多種方式安全認證開啟、支持按照檔案關鍵字和編號查詢開架，操作簡單便捷，大大提高了檔案管理效率。
RFID技術是一種非接觸式的自動識別技術，RFID管理系統主要包括RFID電子標簽、RFID智能盤點車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能手持閱讀器等。智能密集架系統結合RFID管理系統，共同構成實體檔案管理系統，從而實現檔案的快速、批量盤點，精準查詢與定位、安全監測等功能，提高檔案管理的水平。
二、庫房管理系統--環控管理系統
環控管理系統主要由環境監測設備、調控設備、區域控制器等構成，環境監測設備主要用于對環境數據進行采集；調控設備主要包括空調、恒濕凈化一體機、新風機等，用于調節庫房環境；區域控制器支持多個設備的接入，能夠實時顯示庫房各環境數據，支持對調控設備的監控及手動控制。環控管理系統在智慧檔案庫房中至關重要，通過環控系統，利于人員及時了解到庫房各項環境參數狀況，并能夠在異常情況后及時處置，為檔案提供適宜的存儲環境。
三、庫房管理系統--安防管理系統
智慧檔案庫房管理系統包括安防管理系統。安防管理系統包括防火報警系統、紅外入侵報警系統、門禁系統以及視頻監控系統。防火報警系統主要由煙霧檢測及滅火設備構成，實現及時報警、及時滅火；紅外入侵報警系統由紅外雙鑒探測器、報警主機等設備組成，在庫房外門、窗戶、重要位置安裝紅外雙鑒探測器，設定好報警主機的布防/撤防時間，實時監測在布防時間內人員的非法入侵；智能門禁管理系統可對出入人員的進出實施控制管理。視頻監控系統可以及時地傳送活動圖像信息，利用攝像設備，人員可以直接觀察、監控庫房現場的情況。
四、庫房管理系統--數字化檔案管理系統
智慧檔案庫房不僅包含實體檔案資源，還包括電子檔案資源，因而數字化檔案管理系統同樣是智慧檔案庫房管理系統中重要系統，智慧檔案庫房數字化檔案管理系統可實現電子檔案的收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用、檔案安全等全周期管理，確保電子檔案的良好管理。
五、庫房管理系統--一體化平臺管理系統
智慧檔案庫房管理系統之一體化平臺管理系統摒棄了子系統獨立運行的舊理念，而是通過一體化集成手段，將各子系統數據接口打通，實現智能密集架系統、RFID系統、環境管理系統、安防系統、數字化檔案管理系統等各子系統之間的聯動和統一管理，通過一體化平臺即可縱覽庫房全局，真正實現庫房一體化管理！
由此可見，智慧檔案庫房管理系統包含了多個子系統，智慧檔案庫房徹底改變了傳統檔案管理模式，帶來了全新的檔案管理方式，從根源上讓檔案管理更高效、更安全。大家如需建設智慧檔案庫房，歡迎前來咨詢，花都將為您量身定制智慧檔案庫房一體化管理系統方案！
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