因傳統檔案裝具工藝落后、結構簡單，所以極易發生檔案裝具被撬、保密文件被盜的現象，存在極大的安全隱患，另外當檔案文件增多之后，一方面大量的檔案無處安放，另一方面調取檔案、盤點檔案等都是困難且費時費力的事情。而智能檔案柜可按需求搭配主副柜，確保大量檔案的有效存儲，其內部含有一套先進的系統，即智能檔案柜管理系統，是檔案管理的好幫手，大大提高了檔案管理效率，它具備哪些功能和優勢呢？本文加以分析。
一、智能檔案柜的功能優勢
智能檔案柜是一款實現資料實時監控、精準指引、快速盤點的檔案文件存儲柜，采用整柜分層存儲的方式，單層物理標準劃分單元格，逐級標準劃分，規范化管理；每個位置配備引導指示裝置，實現資料的實時監控、快速查找；引入RFID相關技術，通過手持設備（支持全自動盤點）可快速盤點相關資料，高效且可靠；柜體上嵌入了觸模屏以及配套PC端智能檔案柜管理系統，具備檔案導入、注冊、盤點、查詢、檔案借還審批功能等，可為用戶提供流程化、規范化、標準化的管理模式。
二、智能檔案柜的應用領域
人類社會正在邁入信息時代，以信息技術為核心的高新技術迅猛發展，過去、現在和將來都深刻地變革和影響著人們的工作、學習和生活，信息化是社會發展的趨勢，檔案保管工作的信息化建設是順應時代發展的必然選擇。智能檔案柜在檔案裝具市場上十分火熱，其相比傳統檔案管理方式，有著更多的創新和升級，智能檔案柜管理系統受到了多個行業的認可與肯定，廣泛應用于黨、政、軍、企、公檢法等單位重要及保密文件的存儲和管理。
維護檔案的完整與安全，既是檔案保管工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業務環節的共同任務。智能檔案柜管理系統功能多樣、優勢多多，通過使用超高頻rfid智能檔案柜，可大大提高檔案文件管理水平，增強檔案的安全。
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