檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音和錄像）、數據庫技術、多媒體技術和存儲技術的發展而出現的一種新的檔案信息形式，它將各種載體的檔案資源轉化為數字檔案信息，以數字形式存儲，以網絡形式相互連接，用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，可以及時提供和利用。構建數字化檔案管理是智慧檔案館建設中基礎的內容，智慧檔案庫房數字化檔案管理系統可實現電子檔案的收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用、檔案安全等全周期管理。下面來和大家分享其功能及優勢。
一、實現檔案收集自動化
智慧檔案庫房數字化檔案管理系統提供多種標準接口，支持與上游業務系統無縫銜接，實現全門類檔案數據收集的自動化，電子檔案接收后，自動歸檔進行檢測，保障電子檔案的真實性、可用性、完整性、安全性。
二、實現快速檢索檔案
針對海量數據，智慧檔案庫房數字化檔案管理系統提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數據檢索來定位目標文檔，實現了快速檢索能力。
三、檔案門類、鑒定、銷毀全過程管控
數字化檔案管理系統可根據年份、類型、全宗等多種維度自定義檔案門類；實現對檔案的整理、排序、編號并嚴格管控權限；開放鑒定、銷毀鑒定線上化嚴格控制保密期限；銷毀過程全紀錄，檔案回收站有保障。
四、實現檔案借閱與歸還管理
公開的檔案可以直接自助借閱，有些檔案系統有嚴密的權限控制，允許借閱的，可以直接觸發相應的借閱流程，通過審批后即可借閱。智慧檔案庫房數字化檔案管理系統可以設定借閱的時間，時間一到、即可收回權限，可以支持多人同時借閱，讓檔案的價值充分發揮。
五、實現數據、行為、日志鎖定
數字化檔案管理系統還可以針對系統內的信息數據、用戶行為、系統日志進行相應的鎖定，從而滿足對內實現可溯可查，對外可以滿足監管、審計等多方面的要求。
六、支持打造一站式的檔案管理門戶
智慧檔案庫房數字化檔案管理系統可實現建立一站式的檔案管理門戶，統一管理，所有文件可歸檔到一個檔案中心，為不同崗位、不同角色的用戶提供個性化的服務。
由此可見，智慧檔案庫房數字化檔案管理系統實現檔案的全周期管理、實現檔案收集自動化、實現快速檢索檔案、檔案門類鑒定銷毀全過程管控、實現檔案借閱與歸還管理、實現數據行為日志的鎖定、支持打造一站式的檔案管理門戶，有利于提高企業的檔案工作效率和現代化水平！
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