傳統的檔案管理方式存在檔案數量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現象，而信息技術手段的應用則是解決問題的關鍵。超高頻RFID技術的引入將徹底改變人們對檔案管理活動的認識，在檔案柜中運用RFID技術，形成RFID智能檔案柜，實現了精準定位、跟蹤檔案，大大改進管理方式、提高工作效率，保障檔案的安全。本文加以分析。
一、檔案管理的現狀與問題
近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長；檔案存放次序較易被打亂；檔案查閱耗時長；檔案的盤點操作不科學；對失效檔案的管理滯后。鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的超高頻RFID技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其它方式無可比擬的優越性。
二、RFID智能檔案柜優勢
智能檔案柜是什么？RFID智能檔案柜是一款實現資料實時監控、精準指引、快速盤點的文件檔案存儲柜，采用整柜分層存儲的方式，單層物理標準劃分單元格，逐級標準劃分，規范化管理；每個位置配備引導指示裝置，實現資料的實時監控、快速查找；引入RFID相關技術，通過手持設備（支持全自動盤點）可快速盤點相關資料，高效且可靠；配套PC端管理系統，可為用戶提供流程化、規范化、標準化的管理模式，廣泛應用于黨、政、軍、企、公檢法等單位重要及保密檔案的存儲和管理。
RFID智能檔案柜的盤點有兩種形式，分別是人工盤點和自動盤點。人工盤點模式是由工作人員運用手持機對檔案柜中的檔案進行批量盤點。自動盤點為現階段常見的一種快速的盤點方式，檔案柜中預置閱讀器天線和閱讀器，當啟動盤點后可以快速的識別檔案柜中所有檔案的電子標簽，并報告給系統，當檔案丟失或檔案放置的位置錯誤時，系統可以發出報警。
隨著RFID技術的市場需求不斷涌現，RFID逐漸應用于各行各業，并且不同程度地影響著社會的生產方式以及居民的日常生活。從上述可以看出，RFID智能檔案柜在單位檔案管理中的應用，大大改進了檔案管理方式，為各單位帶來了極大的效率提升和效益凸顯。
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