傳統的檔案管理方式下會出現各類問題：檔案編目流程繁瑣低效、檔案存放次序容易被打亂、庫房空間和存儲成本浪費嚴重、檔案整理查閱耗時長、各地檔案丟失案件頻頻發生。而基于RFID技術的RFID智慧檔案管理系統十分先進，在智慧檔案庫房中以創新的模式實現檔案的高效管控工作。本文加以分析。
一、RFID技術原理及優勢
RFID技術原理為讀寫器通過天線發送出一定頻率的射頻信號；當標簽進入磁場時，產生感應電流獲得能量，向讀寫器發送出自身的編碼信息；讀寫器采集信息并解碼；讀寫器將信息/數據送至計算機主機進行處理。RFID技術優勢為唯一性、安全性、密封性、穿透性、多目標長距離移動識別。
二、RFID檔案管理系統概述
RFID智慧檔案管理系統利用RFID自動識別、圖像識別、云計算、大數據等技術，通過RFID電子標簽對檔案實物進行唯一標識，實現檔案實物的非接觸、多文件、快速采集，實現檔案的在線監控、快速定位、高效盤點、動態路徑跟蹤等功能，從而實現檔案管理的自動化、高效化與智能化。
三、RFID智慧檔案管理系統優勢
RFID檔案管理系統按生命周期管理分為三部，首先是檔案歸檔時，為每份檔案粘貼一個RFID電子標簽；其次是檔案加工完成后，需要批量入庫；最后是檔案的上架與管理。通常需要使用到RFID設備有RFID電子標簽、RFID智能盤點車、RFID通道門、一體式館員工作站、智能閱讀器等。
RFID智慧檔案管理系統優勢為實現檔案在不移動、不打開的情況下，實現高速盤點；實現檔案的快速、準確查找與定位；檔案盤點等日常工作無需接觸檔案，降低檔案人為損壞的風險；實現檔案出入庫自動核對，自動出入庫；實現檔案的安全監控，未授權檔案拿出報警；簡化檔案的借閱流程，提供客戶滿意度；實現重要檔案的實時監控，提供檔案的安全；實現檔案的無序擺放、有序管理，提高檔案存放的空間利用率。
由此可見，檔案庫房在實施RFID技術以后，檔案管理質量大大提高。目前已有多個檔案庫房已經實施RFID系統，并已經穩定開始使用。相信在未來，將會有更多的檔案庫房安裝投入RFID智慧檔案管理系統。
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