當今科技時代，用戶對信息需求強烈，傳統人工檔案管理模式已無法滿足需求，信息化成為必然；檔案管理工作出現了根本性變化，加強了對紙質檔案的保護，加大了對檔案信息的有效挖掘；傳統技術無法滿足對音視頻、圖像等非結構化信息檔案的有效搜索和挖掘。因此，一款出色的智慧檔案庫房數字化檔案管理系統對實現檔案信息化管理、檔案工作未來的發展、檔案服務水平的提高都具有重要的現實意義。
一、數字化檔案管理系統是什么？
檔案數字化管理平臺是在檔案管理部門組織和統一規劃下，利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影 （錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享，實現檔案信息化管理；實現對檔案資源的科學、規范和有效的管理，為管理者提供高效率的檔案利用服務。
二、實現了電子檔案網絡化檢索
智慧檔案庫房數字化檔案管理系統實現了電子檔案的網絡化應用。共享與保密相結合，構建穩定、安全、高效、快捷的網絡化檔案應用平臺，實現電子檔案網絡化檢索、查閱、下載、應用，促進傳統檔案資料應用模式的根本改變，提高勘探開發檔案資料應用效率。
三、實現了實體檔案的便捷化管理
數字化檔案管理系統實現了實體檔案的便捷化管理。建設智慧檔案庫房數字化檔案管理系統，將會改變傳統手工管理檔案的模式，使用戶不需到檔案館便可對館藏進行查詢，了解其所需檔案的館藏及借閱情況，大大提高檔案在歸檔、統計、借閱、查詢、催還等方面的工作效率，提升服務窗口形象。
智慧檔案庫房數字化檔案管理系統可服務于政府機構、醫院、學校、其他企業，為其檔案管理提供優質的解決方案，滿足檔案收集、管理、保存、利用的主線業務，為日常檔案管理工作的質量和效率提供支撐。
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