新時期，物聯網、云計算、互聯網+、大數據等新興技術迅猛發展加快了智慧城市建設的進程，也為檔案館的發展帶來了契機，智慧檔案館是基于新興技術構建的智能管理多元化檔案資源，能感知與處理檔案信息能力并提供檔案館信息泛在服務的新型檔案館。智慧檔案館的出現解決了傳統意義上的館與館之間、館與其他部門之間存在的數據圍欄、數據鴻溝，一體化智慧檔案館促使檔案管理更科學、檔案更安全！本文加以分析。
一、科學管理檔案
一體化智慧檔案館應用RFID?技術，RFID技術應用在智能檔案管理系統為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本進行了更加高效的優化。RFID技術實現檔案實體流通過程的全程跟蹤管理、定位管理、檔案自動盤點等功能，優化檔案管理流程，降低接收、盤點和查找勞動強度，節省人力物力，提高檔案保管利用效率，促使檔案管理更加科學。
二、維護檔案安全
智慧檔案館在檔案安全方面也十分出色，檔案存放設備采用智能密集架，智能密集架具有防塵、防鼠、防光、防盜、防傾倒等功能，還可進行通風，使檔案材料始終處于適宜的環境中。此外除了存放設備，整個檔案館通過配置溫度、濕度、空氣質量等傳感設備，采集檔案館的環境質量，通過配置恒溫、恒濕、消毒、凈化設備，來確保整個環境的舒適，配置視頻監控、紅外檢測、門禁管理設備，為檔案文獻構建一道安全的保護屏障。
三、新型服務模式
人工調閱模式已經不能滿足當前社會下人們對于檔案服務的需求。社會的發展讓網絡化、便捷化、高效化、知識化以及個性化服務模式成為當前用戶對建設智慧檔案館的訴求。一體化智慧檔案館中的大數據技術，對用戶身份、借閱內容、搜索方式等進行數據化分析，挖掘用戶隱形訴求，改善服務方式，實現檔案服務從供給導向模式向以用戶為中心的需求導向模式轉變。
一體化智慧檔案館作為城市信息資源的集散地在智慧城市建設中起著重要的信息支撐作用。運用集成方式，把系統與建設進行優化配置，自動檢查和控制設施，對服務的各項資源進行優化配置，實現檔案資源的使用價值，為用戶提供全新的服務與體驗。
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