伴隨著檔案信息化工作的進程不斷推進，電子檔案的數據規模正以幾何級數的形式極速增長，全國各地對智慧檔案館的建設也開始展開試點探索，多個城市已開始將智慧檔案館建設列入智慧城市建設的規劃。人工智能技術以其靈活快速的數據感知、逐漸趨于精確的數據模型深入滲透于檔案館之中，科學合理地利用人工智能技術，對一體化智慧檔案館的發展有著重要的驅動作用，具體表現為以下幾個方面。
一、提高了檔案管理工作的效率
在現代信息技術日益成熟和人工智能廣泛應用的背景下，人工智能能夠極大地提高檔案工作的效率。如今人工智能技術已普遍應用于檔案信息數字化、電子化檔案方面，檔案目錄采集、圖片檔案數據采集都可以通過人工智能來實現，利用人工智能技術形成的電子檔案比紙質檔案更加便于攜帶和存貯，這些都使得檔案工作者在處理檔案事務方面更加得心應手和方便快捷。
二、提升了檔案管理各個層級的協作能力
一體化智慧檔案館利用人工智能技術對館中的可用資源進行有效的整合，用戶對資源的調配與使用可以通過共享與傳輸的形式實現，通過信息共享、事件關聯、協同業務等手段，將相關業務整合在一起，進行并發處置或程序處置，使整個檔案館運作具備較強的整合協作能力。例如，用戶可以通過基于全面感知的一站式智慧系統平臺來檢索匹配具有相對應的載體形式和信息資源的檔案，這種有全面感知功能的檔案智慧管理平臺利用浩瀚、多樣化、廣泛的數據資源進行整合協調，有望達到檔案檢索、管理、利用查閱的多角度、全方位、一體化高效快捷的服務模式，同時也將深層次地提高檔案用戶的滿意度和檔案管理系統的協作能力。
三、增強了智慧檔案館的安防與存儲調度
檔案安全是檔案工作的永恒話題和重要要務，一體化智慧檔案館安全問題需從兩方面來實現：一是在管理和技術兩個層面確保智慧檔案館的安全，改進網絡與信息安全管理，優化檔案備份災難恢復服務體制，以期保證檔案的真實可靠、條理完整和服務安全性。二是智慧檔案資源安全，主要有實體檔案資源安全和數字檔案資源安全。實體檔案資源安全主要是庫房的安全，如今人工智能識別、智能監控的門禁系統已廣泛應用于智慧檔案館的安保，通過人工智能技術模擬人的感官及思維方式，對人臉、聲音、指紋等信息進行識別和加密。通常數字信息資源的安全包括存儲和通訊兩個方面，傳統模式下的檔案館一般采用集中式存儲，但隨著數據量的爆炸式增長，如何更有效的利用和拓展存儲空間成為一道亟待解決的難題，智慧檔案館的檔案資源采用分布式云存儲，這種存儲方式能滿足海量數據的增長及訪問查詢，但需要安全、高效的數據管理手段，在這種情況下人工智能技術成為了智慧檔案館檔案資源安全高效運作的保障。
綜上所述，人工智能技術大大提高了檔案管理工作的效率、提升了檔案管理各個層級的協作能力、增強了智慧檔案館的安防與存儲調度，可見，它對于一體化智慧檔案館的發展有著積極的作用！
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