智慧是生物所具有的基于神經器官的一種高級的綜合能力，包含有：感知、知識、記憶、理解等多種能力。在“智慧”的定義中感知能力排名較靠前，是檔案庫房工作擬人化的首要特征。時間變化、冷暖交替等環境的變化對我們人類來說是習以為常的，因為人類擁有強大的感知器官，如眼睛、鼻子、耳朵、皮膚等夠感知到環境、時間、空間等多種復雜的變化。數字檔案庫房核心技術是數據處理，智慧檔案庫房的核心技術是感知技術，感知是智慧管理重要要求。智能手機、平板電腦、射頻識別裝置、紅外感應器等智能終端和傳感設備是智慧檔案庫房的神經末梢，一體化智慧檔案庫房的感知和人類的感知類似，但是比人類的感知范圍更廣泛、更加理性、更加精確，可以感知不同的層面，并且可以用數據化的方式進行展現或傳遞。本文加以分析！
一、對檔案庫房硬件環境的感知
一體化智慧檔案庫房對環境狀況的感知，有利于智能化監測、評價和處置檔案管理狀態。
檔案庫房內的溫濕度直接影響檔案的自然壽命，檔案庫房有一個統一的溫濕度標準，溫度14℃-24℃，45%-60%相對濕度，這就需要智慧溫濕度自動控制系統能夠利用溫度感應器感應館內溫度變化，將這一溫度傳達給智慧中樞系統，中樞系統通過與預先輸入的溫度指令對比，自覺判斷是否應當進行降溫或者升溫。
智慧防災系統會在出現險情時，立刻通過分子感應器分析判斷險情種類，如遇火災則根據種類選擇開啟防火門、噴頭降水降溫等不同的初級控制措施，并在第一時間自動聯系火警報警、向檔案庫房智慧中樞控制系統的專員報告，快速分析出最佳逃生路線，通過館內語音系統和顯示屏引導館內所有人員逃生；如遇水暖管路破損漏水或館舍遭雨水侵襲則向檔案庫房智慧中樞控制系統的專員報告，由專員做出應急預案；通過對光線的感知適時調整檔案庫房的燈光亮度。
二、對檔案實體、檔案信息等全面感知
物聯網是智慧型檔案庫房的技術基礎，利用物聯網實現內部及外部信息交換，構成一個基于物聯網的通信智慧系統。
通過物聯網，不僅僅感知檔案庫房內的局部或部分信息，而是將“感知”的全面覆蓋，全面汲取檔案庫房內各個角落中的有用信息，對檔案庫房中存在的人與物的全面的和深度的感知，將檔案庫房建筑、檔案實體、檔案信息、檔案人員、檔案設備、檔案用戶等聯系起來，將碎片信息感知集中于一體，進行信息交換和通訊，實現對檔案實體、檔案信息內容以及檔案管理信息的感知，并進行智慧化的整合和銜接，從而實現對信息的全面利用。
檔案庫房作為保存社會原始記錄的重地，除了對館內展開全面深入的感知之外，檔案庫房還應對全社會的信息有所感知，并能滿足全社會建設發展的需要，真正在館內及全社會中，實現檔案工作者與檔案、檔案利用者與檔案、檔案與檔案、檔案與館、館與館、館與全社會等全面深度的感知。智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢，檔案庫房應跟進技術發展的新趨勢，研究智慧檔案庫房的發展理念、工作目標和實現路徑，開展一體化智慧檔案庫房建設，為檔案事業的持續發展創造條件。
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