傳統檔案庫房大多存在管理能力不足的情況，歸納后大致有如下問題：普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作展開；檔案館普遍對于實體檔案庫有無、位置等情況缺乏準確把握；無從對于檔案是否在館等準確了解，缺乏安全管理機制；檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時長；檔案查閱耗時長，查閱準確率難以達到要求；檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯，查找困難；檔案的盤點操作不科學；檔案工作保密性差、風險高；檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；過期檔案管理滯后，過期檔案銷毀不及時；檔案流動管理混亂，丟失、斷檔頻繁發生。通常情況下，檔案館在實施RFID技術以后，檔案管理質量會大大提高，打造RFID一體化智慧檔案庫房具有重要意義，本文加以分析。
一、便于人員管理
建設RFID一體化智慧檔案庫房后，對于館內工作人員以及外來人員發放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，RFID門禁卡采用內嵌RFID標簽的卡片，可在其中的RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。
二、信息采集更加方便
對于需要管理的物品，如檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統一改寫。
三、盤點快、準確率高
建設RFID一體化智慧檔案庫房，庫房檔案盤點時，館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點，達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現場核對，使用手持機修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
四、高度安全管理
在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統把需要出入庫的檔案信息（編號、RFID號、出庫類型）推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統報告非法出庫標簽，并聯動通道門報警系統。同時檔案經過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，可見 ，建設RFID一體化智慧檔案庫房達到防盜和監控的目的。
建設RFID一體化智慧檔案庫房后，極大的提高了檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是管理的準確性也有了質的提升。建設一體化智慧檔案庫房，通過館藏清點，不僅能掌握準確的掌握館藏檔案數量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現了傳統檔案管理方式下幾乎不可能完成的任務。
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