RFID技術與傳統的條形碼相比，明顯優勢在于使用壽命長、安全性能好、信息存儲量大、無線通信讀取方式先進快捷等諸多優勢，同時，RFID技術可以緩解傳統的檔案管理的壓力，使檔案管理員從繁瑣而繁重的工作中解脫出來，基于RFID檔案智能管理系統，將檔案定位與導航、門禁系統、標簽典藏、排架與盤點平臺、自助借還檔案以及檔案服務工作站等系統軟件整合與優化，推動個性化的檔案服務方式，實現快捷而高效的檔案館業務管理模式，一體化智慧檔案館RFID技術，大大緩解傳統檔案管理的壓力，本文加以分析。
一、檔案區域定位與導航系統
一體化智慧檔案館RFID技術可以完成對檔案資料位置、格式、數量、內容等信息進行標識，對文獻屬性加工，識別設備讀取標識信息，RFID技術將檔案上的電子標簽掃描后，通過電子標簽對檔案區域進行定位，中央服務器負責核準信息，將允許閱讀的檔案信息傳送到信息處理中心進行轉碼之后通過物聯網和用戶的端口實時進行頁面導航，就可以獲取檔案的名稱與編號等，實現人與檔案、檔案與檔案之間的智能感知，方便讀者自助查找。
二、檔案庫房門禁智能系統
首先，RFID系統通過掃描借閱者的個人信息，由此掌控每日來館數量、進出館的時間等情況，根據數據統計分析，做好檔案館的檔案資源配置和共享，優化業務管理程序，提高工作效率。其次，門禁智能系統能夠起到安全防控的作用，RFID系統生成數據上傳到檔案管理系統后，當利用這些帶檔案履行借閱手續后，門禁會智能感應識別信息，若有特殊情況，門禁系統會自動報警，保障檔案資料的安全。
三、RFID標簽精確典藏
傳統的檔案入庫主要是以檔案管理員人工操作為主，容易出錯并且時有錄入檔案數量與檔案不符合的現象，給檔案資料的維護與管理帶來極大不便。RFID作為流通管理介質增強了館藏檔案的精準性，成功地完成檔案剔除、檔案移位更改、新檔案入庫等一站式業務管理流程實現傳統“應然”館藏管理模式向現代“實然”館藏管理模式的轉型，提升檔案管理工作信息化步伐與工作效率。
四、自動排架、分揀和盤點
RFID技術不同于傳統的檔案排架方式，它使得檔案館的排架方式更為方便靈活，打破了檔案館樓層等時間與空間的界限，通過RFID標簽精確典藏定位的功能，有效地解決檔案排錯架、放亂架的問題，手持射頻識別閱讀器可以快速讀取十個以上的文獻標簽，通過無線網絡傳輸到計算機上，計算機系統可以快速地感知檔案館館藏檔案信息資源，確保檔案信息的排列與分布的準確性和可靠性。
五、自助借、還檔案功能
RFID技術實現了檔案館全天候的服務功能，例如，開學季、考研季等借檔高峰，檔案館需要借閱排隊等候，一體化智慧檔案館中可安裝RFID檔案自助借還機，緩解借閱的高峰，在整個檔案借閱和歸還過程中無需人工輔助。
六、推送“量身定制”的個性化服務
大數據背景下，檔案信息資源和檔案服務對象的類型與層次呈現出多樣化的高要求。因此，檔案館應從用戶需求出發，革新傳統檔案館較低層次的“族群式”分眾服務，進行用戶實際需求分析，細劃用戶類型，滿足用戶多元化的信息服務需求，進而開展分眾式的檔案利用服務。一體化智慧檔案館RFID技術的感知范圍不僅包括檔案信息，還包括時間、地點、用戶狀態及各種類型的傳感器物聯信息。通過對用戶在移動檔案館中的行為軌跡、服務需求進行預判，發現用戶的喜好，盡可能地還原移動檔案環境下用戶的行為模式、檔案利用需求等，從而更好地為用戶打造私人人定制式的檔案信息資源服務。
由此可見，一體化智慧檔案館RFID技術拓展與創新了檔案館的管理模式和服務模式，優化了檔案館的業務流程的各個環節，使得檔案館服務更加個性化、人性化、數字化和智能化，這也是檔案館的未來主流發展方向。
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