作為保存各類重要檔案的永久基地和社會利用檔案信息的中心，檔案庫房的職能是保存歷史和服務社會，一體化智能檔案庫房營造了檔案科學、安全的保存環境，開辟了方便、快捷利用檔案信息的有效方式和途徑，真正提升了檔案庫房社會智能是實現能力，本文加以分析。
一、一體化智能檔案庫房是檔案安全的守護神
（1）安全監控系統
為保證檔案庫房管理和利用的安全，對檔案庫房、檔案檢索式、檔案閱覽室、出入通道等公共場所和重要部位通過安裝攝像機進行實時監控，有效地掌握進入檔案庫房人員和利用者閱覽檔案的情況。
（2）火災自動報警和消防聯動控制系統
任何建筑均離不開防火，火災消防系統已經成為建筑物不可分割的重要組成部分，消防監控系統如何在火情發生時準確判斷并進行系統聯動，及時撲滅火災，確保財產和人身安全是建筑智能化的一個重要方面。通過在檔案庫房中安裝自動煙感溫感報警探頭和滅火系統，堅實和防范各功能空間的安全情況，并將所有信息收集并反饋到總控室，一旦發生火警并經確認后，自動或手動聯動控制，迅速消除險情，確保檔案和人員安全。
（3）門禁系統
檔案庫房檔案庫房是檔案館安全保衛的重中之重，進入檔案庫房的管理人員需經專門授權，進入庫區時，門禁系統自動判別被檢查人員的身份是否有效之后方可通行，同時記錄其份及進庫時間。
（4）溫濕度自動監控系統
檔案保存質量與庫房保管環境的溫濕度息息相關，及時調節控制庫房的溫濕度在適宜的范圍之內，是保護和延長檔案壽命的關鍵。檔案庫房溫濕度自動監控系統能夠實現檔案庫房溫濕度采集、監測、記錄、分析的自動化管理，在溫濕度超過警戒線時能夠發送報警信號，并自動或人工啟動設備及時溫濕度調控，使之與檔案所需存放環境相適應。
（5）紅外監測和安全巡更系統
檔案庫房閉館之后的檔案安全問題也十分重要，除檔案館各種向現代化安全設施充分發揮作用和加強門衛管理外，檔案庫房重點部門還要通過紅外監測和加強夜間巡視進行安全防范，一旦重點部位情況異常，紅外監測系統迅速向中控室報警。
二、一體化智能檔案庫房拓寬檔案信息服務的途徑
（1）為規范檔案信息的現代化管理創造條件
檔案庫房智能化是實現檔案現代化管理的必備條件，計算機網絡技術的飛速發展，加快了國家信息化建設的步伐，電子政務、ERP等管理平臺的應用使得無紙化辦公成為顯示，電子文件的大量產生已成為不可阻擋的潮流，一體化智能檔案庫房中檔案管理信息系統，改進了傳統的手工檔案管理模式，規范了檔案著錄、編目、統計、數字化加工、數據庫建設與維護等檔案管理工作。
（2）提升檔案利用工作的管理效率
在為利用者進行查詢和提取檔案案卷時，使用檔案管理信息查詢系統并采用電腦控制密集架、檔案條碼識別等技術，具有使用方便、查詢快捷、準確定位等優勢，大大提升了檔案利用工作的管理效率，同時為檔案信息與需求者之間架起了個性化服務的快速通道，極大地方便了檔案利用者。
（3）有效保護館藏檔案原件
通過計算機在局域網或互聯網上利用檔案信息，實現對針對檔案原件的有效保護。
（4）開辟檔案信息利用模式的新思路
網絡使檔案庫房拓寬了與外界交往的渠道，檔案庫房不僅與各單位建立了數據聯通的快捷通道，同時為社會公眾利用公開檔案信息搭建了一個橋梁，克服了地域空間的遙遠，拉近了檔案與社會百姓的距離，使檔案信息的遠程網絡利用傳遞變為現實，節約了時間、經費等成本。一體化智能檔案庫房開辟了檔案信息利用的新途徑，提高檔案信息的利用率和檔案信息資源的共享程度，提高檔案自身的使用價值和社會效益，與信息時代發展趨勢相吻合。
隨著技術的發展和實際需求的變化，一體化智能檔案庫房的功能會有新的完善和增加，當然，智能檔案庫房功能的實現還必須和平時管理緊密結合起來，這樣才能真正體現并發揮出智能檔案庫房的強大優勢！
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