在建設智慧檔案館的建設中建議遵循需求導向、以人為本；機制創新、共建共享；統籌規劃、穩步推進；因地制宜，重點突出；可管可控，強化安全；融入城市，協同創新等原則，下面對一體化智慧檔案館建設原則進行具體分析。
一、需求導向，以人為本
一體化智慧檔案館建設原則為需求導向、以人為本。智慧檔案館的建設要堅持以需求為導向，立足社會公眾的民生檔案需求和個性化服務的需要、黨政機關和企事業單位的檔案業務與咨詢需求，發揮檔案信息化對科學高效配置檔案信息資源的支撐和服務功能，切實增強智慧檔案館建設帶來的便捷、高效、智慧、創新的感受度，讓智慧檔案館的建設成果不僅能惠及檔案館、政府機構，更要普惠到廣大普通公眾。科學發展觀的核心是以人為本，要始終把實現好、維護好、發展好最廣大人民的根本利益作為黨和國家一切工作的出發點和落腳點，因此檔案館建設要遵循“以人為本”的理念，把貼近公眾、服務社會作為智慧檔案館的基點，把公眾能用、會用、善用作為智慧技術應用于檔案工作的基本要求，不斷縮小不同社會群體間的鴻溝。
二、機制創新，共建共享
大力推進智慧檔案館建設所需要的組織、制度、標準等的建設和創新，破解信息孤島和信息煙囪，實現檔案館內部、檔案館之間、檔案館與政府機構、企業之間的資源共建與共享。智慧檔案館的建設依托于相關制度體系和標準體系的制定，智慧檔案館的建設要整合通信網絡基礎設施，規范檔案數據標準體系，建立健全館室之間的檔案管理平臺和檔案公共服務平臺，綜合協調，推進管轄范圍內跨地區檔案館信息資源的縱向集成與跨部門檔案信息資源的橫向集成，切實推動檔案信息化協同應用，讓檔案信息資源在不同部門、不同地區的系統中自由流通，真正實現檔案信息資源的共建共享。
三、統籌規劃，穩步推進
智慧檔案館是數字檔案館的升級，其建設應在數字檔案館建設的基礎之上進行統籌規劃，注重系統工程，根據各地政府智慧政務的整體框架和基本要求，及時將智慧檔案館建設與地區智慧政務相對接，綜合考量，確定總體布局和階段安排，使智慧檔案館的建設能夠成為一個系統，綜合集成資源，達到效果最佳化，讓檔案收集、檔案管理、檔案利用等各個環節高度智慧化。對智慧檔案館的建設要重視前期調研，開展可行性要求，基于工作實際，提出創新性高、應用性強的功能需求，確保智慧檔案館系統開發和項目建設的合理性、適用性、科學性。在智慧檔案館建設過程中，檔案館工作人員要全程跟進，發現問題解決問題。如有需要，還應按照信息系統建設規范要求，引入監理機制，對智慧檔案館項目的建設進度、安全措施、質量保障等進行全范圍全過程監理。
四、因地制宜，重點突出
一體化智慧檔案館建設原則因地制宜，重點突出。盡管建設智慧檔案館是一件利黨利國利民的好事，但是不能盲目啟動智慧檔案館建設。各地要結合當地的經濟發展水平、地理區位條件、信息化基礎和實際需求等情況，做好智慧檔案館項目的論證，切勿貪大求全、重復建設。在智慧檔案館的建設過程中，各地還應圍繞自己的特色及短板，確定自己的建設重點，找準突破口，注重實效。如果在檔案的收集上有難度較大，則應注重檔案智慧收集建設，如果在檔案館的監控方面需要加強，則應注重檔案館智慧監控建設，如果在提供檔案利用上供不應求，則應注重檔案館的智慧服務。在重點、難點解決的基礎上，逐步推進，實現新一代信息技術在檔案管理各環節的深入應用，打造具有當地特色的智慧檔案館應用模式。
五、可管可控，強化安全
檔案的安全一直是檔案人頭上的一根弦，傳統檔案館如此，數字檔案館也是如此，智慧檔案館更應如此。因此在一體化智慧檔案館建設原則為可管可控，強化安全、對于安全問題，應從兩個角度來看，一是在管理和技術兩個層面確保智慧檔案館可管可控，二是注重智慧檔案館中的智慧監控建設來強化檔案信息安全。在檔案館管理和技術的安全措施上，應強化網絡和信息安全管理，落實責任制，加強管理人員安全培訓，落實檔案信息安全等級保護制度，健全網絡和信息安全標準體系，加大依法管理網絡和保護個人信息的力度，加強檔案館核心管理系統的建設，采取相應的安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，完善檔案備份災難恢復服務機制，確保檔案的真實、完整、可用與安全。在智慧檔案館的智慧監控建設上，智慧檔案館采用物聯網、云計算和大數據分析技術，對檔案館實現全面監控，對檔案進行電子化識別，確保檔案不出現非正常移動，一旦檔案沒有經過正常調用程序離開自己的位置，那么智慧管理系統將報警提示管理人員，此外，智慧檔案管理系統可以利用門禁系統及計算機管理系統監控檔案館相關管理人員，以最大限度降低人為因素對檔案信息安全產生的風險。
六、融入城市，協同創新
城市化迅猛發展帶來的智慧城市建設成為當今城市發展的熱點，國家相關部委與當地政府紛紛支持智慧城市建設，加強對智慧城市的資金投入、技術支撐。各地檔案館開展一體化智慧檔案館建設原則為應融入城市，協同創新。智慧檔案館融入智慧城市建設，檔案信息化與城市化發展協同發展，亦可推動檔案管理服務的創新，特別是在檔案信息資源為城市發展提供數據服務與公眾個性化服務的層面。
智慧檔案館可通過大數據、云計算、物聯網等多種新興技術，自動完成對電子檔案的收集、整理、歸檔、統計以及對查閱者的審查登記等多項檔案管理工作，實現了檔案信息資源共享的高效管理與利用，大大提高了檔案館的工作效率和檔案的綜合利用率，在建設智慧檔案館的過程中，大家可參考以上一體化智慧檔案館建設原則！
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