傳統檔案管理對象為國家、社會大眾重要活動的記錄，其職責主要是對檔案進行搜集與管理，對檔案文化進行傳播，促進檔案事業的發展。對“智慧檔案”進行定義時還需要考慮到“智慧”層面，即在智慧檔案中通過對新興技術的應用，如云計算、移動互聯網、大數據等，具備相對獨立的管理能力和運作能力，實現對傳統實體檔案和數字檔案全方位、多元化管理，提供多渠道、高效率、全方位的共享化服務內容。本文為大家普及“互聯網+”思維下的智慧檔案建設。
一、利用物聯網技術實現智慧檔案的深度感知功能
目前，通過物聯網連接的數據采集端涉及的范圍非常廣泛，包括手機、電腦、射頻識別 (RFID) 裝置、紅外感應器、全球定位系統、激光掃描器等。首先，通過物聯網等技術對檔案實體實行電子標簽化管理，全面覆蓋檔案館的感知信息，使傳統檔案館內碎片信息感知集中于一體，并進行智慧化的整合和銜接，使檔案工作者全面了解信息狀態，這有利于實現檔案館工作的規范化管理，從而實現對信息的全面利用。其次，在檔案館建筑、檔案館內的一些設施安裝相應的傳感設備，通過物聯網無線射頻技術開展智慧型管理，使得沒有生命和活力的檔案館主要設施變為一個具有感知功能的系統。
二、運用大數據技術實現智慧檔案的資源整合
大數據具有數據總量大、數據種類多、價值密度低、處理速度快等特征，給人類社會帶來了巨大的變革。檔案館儲存了海量的檔案，存在種類增加、檔案的利用與挖掘價值降低等問題。智慧檔案在大數據的運用上格外出色，利用大數據對檔案庫房內的數據進行選擇、轉換、提取，重新構建數據庫，給數據挖掘提供信息的來源，實現各類檔案數據在智慧檔案一體化平臺中的共享，通過建設統一的一體化平臺，給檔案利用者和管理者提供“一站式”公共服務。
三、云計算技術實現檔案的智慧管理
云計算信息技術是經過網絡將很多成本比較低的計算實體整合在一起，形成一個具備強大計算能力的操作系統，給用戶提供了更加安全、低成本的云計算服務和管理。智慧檔案館借助云計算技術實現檔案館的管理與服務的延伸功能。利用云計算技術建立智慧檔案管理系統，構建“檔案云”，把數字檔案和紙質檔案的服務安排在“云端”，檔案利用者和管理者可以根據自己的需求，到系統中檢索資源，打破傳統檔案館存在的信息孤島問題，而且提高了運作速度，大大降低了成本。全面實現檔案館之間的信息共享、互聯互通，實現各個不同主體之間的信息共享。同時，建立云檔案管理，還可以抗拒自然災害、人為災害對檔案館的威脅。
四、利用人工智能技術實現“智慧”體驗
智慧檔案的優勢主要來源于對智慧檔案的直觀感受，以及對用戶和智能檔案資源服務互動的感知。充分利用人工智能技術，整合傳統檔案資源和數字檔案資源，依托網絡信息技術建立檔案，借助智能咨詢信息系統，提供智能匹配、智能拓展、智能分析等智能化檔案信息檢索技術，提供自動篩選、自動分析、自動推理和自動應答等智能化檔案咨詢服務，增強智慧檔案智能化服務水平和服務能力。在后續的開發中，人工智能技術還可依據查檔人的個人信息和具體查閱記錄，向用戶推送他們也許感興趣的檔案資料，幫助用戶更加準確、快速地查找到他們需要的信息資料。
智慧檔案主要具備深度感知、立體互聯、無線泛在、可持續發展等特征，分別從云計算、物聯網、大數據、人工智能等方面建設智慧檔案，助推檔案工作轉型升級。洛陽花都集團，30年檔案行業口碑廠家，致力于智能一體化平臺研發和智慧檔案本地服務，5分鐘快速響應，可根據深度定制單位專屬的檔案管理，滿足用戶一切定制需求。
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