單單依靠人工管理檔案的方式下，普遍存在檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學、對失效檔案管理滯后等問題。隨著計算機網絡技術和條形碼技術的飛速發展，在現有的技術條件下，把RFID技術和智慧檔案庫房建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現一種科學高效，高度現代化管理的檔案庫房建設新模式已經成為可能，RFID應用于智慧檔案庫房中，管理準確性實現質的飛躍！
（1）人員管理：對于館內工作人員以及外來人員發放一張RFID門禁卡，作為出入檔案庫房室的唯一身份標識，RFID門禁卡采用內嵌RFID標簽的卡片，可在其中的RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。
（2）信息采集：每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識，由于標簽數量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統一改寫。
（3）RFID應用于智慧檔案庫房中，庫房檔案盤點時，館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點，達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現場核對，使用手持機修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點，盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
（4）定位：利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案RFID標簽，然后掃描貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統。
（5）借閱利用：當外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時， 庫管員或者服務大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來在RFID館員工作站掃描一遍，以登記到系統，登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經過才不會報警。
（6）歸檔：歸還時的工作流程一樣， 需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統，到庫房門口時才不會報警，否則就會異常報警。
（7）安全管理：在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統報告非法出庫標簽，并聯動通道門報警系統，同時檔案經過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監控的目的。
隨著社會的不斷發展，技術也在不斷更新中，在現有的技術條件下，RFID應用于智慧檔案庫房中，極大的提高了館藏檔案管理工作效率，檔案管理實現質的飛躍，實現科學的、現代化檔案管理新模式！
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