當前，隨著高校發展建設范圍不斷擴大，高校檔案信息資源的數量急劇增加，種類更加豐富，形式更加多樣化。面對浩瀚的檔案數據內容，如何做好高校檔案管理工作，如何充分發揮大數據優勢，提高高校檔案信息服務水平，是我們必須思考的問題。只有建設現代化高校智慧檔案館，運用大數據的思維模式改革傳統高校的信息化管理，科學、高效地運用大數據技術，開創檔案大數據智能化服務體系建設的新局面，才能增強檔案管理的有效性，為優化高校檔案治理體系、提升高校檔案管理水平奠定基礎。本文為大家普及高校檔案館的現狀和建設高校智慧檔案館的未來展望。
一、高校檔案管理建設現狀
（一）高校檔案信息資源管理體系混亂
許多高校檔案管理缺少較完善的制度體系，尤其缺少各類專門檔案的管理制度，導致檔案資源管理上的混亂。例如，學生的學業成績和學歷檔案有的存檔在學生部門，有的存檔在學校檔案館，導致檔案存儲方向混亂，學生在查閱自己的檔案時時需要跑幾個部門。這種碎片化、凌亂式的管理系統既不利于檔案的管理，也不利于檔案的利用，還很難適應大數據和信息量大內容的處理。
（二）檔案管理系統老化，基礎設備落后
目前大多數高校檔案館內使用的檔案管理系統仍是初級的操作管理系統，功能單一，操作界面簡單，僅僅局限于信息錄入、檢索功能，缺少對檔案信息統計、信息數據分析、數據管理等功能的升級和相關模塊的使用，系統軟件級別較低，系統更新不及時，不能完全適應當前檔案管理工作的發展需要。
（三）檔案管理傳統化意識較重
目前很多高校的檔案資源仍以紙質資源為主，查閱信息需要先通過檔案檢索的渠道查看目錄，再根據索引號去庫房查找案宗，然后再根據案宗中的封皮目錄查找檔案信息，而封皮目錄的相關內容目前還采用手工排序，甚至是手抄的方式進行登錄，這極易造成文件的重復標記和錯誤引導，查找的過程也費時費力。即便是有電子檔案查詢室的高校，有一定的電子資源，但也僅限于學校方面出臺的相關文件，并且還不具備上傳及共享功能。
二、建設高校智慧檔案館的未來展望
（一）借助高科技技術手段，助力高校智慧檔案館健康發展
檔案管理的智慧服務體現在使用高端科技技術產品，運用多種信息化技術手段，包括云科技、云數據處理、數據分析與挖掘等，整合各種資源，體驗者可以跨過人力的查閱和檢索過程，通過設置的感知系統確定檔案資料的準確位置，同時還可以接受相關的智慧服務，包括對所查閱卷宗的內容分析及選擇功能。同時，現代智慧檔案館一體化管控平臺還可以為檔案的使用者提供綜合的智慧信息服務功能，為檔案編纂者提供智慧決策服務。
（二）使用智能管理模式，實現高校檔案智慧化服務
在高校智慧檔案館的建設中，應借助大數據技術、互聯網技術等高端核心技術，同時融入智能化管理模式，建立體系化管理運作機制，使用專業管理團隊進行精細化管理和維護。利用數據處理平臺的功能，完成對信息的檢索，感知檔案的具體位置以及對不同檔案信息內容進行數據分析和數據挖掘。在完成常規的卷宗檢索及查閱后，高校智慧檔案館還能觸發相關的檔案目標資源，并充分利用和開發檔案信息，深度挖掘檔案信息的價值，使高校檔案資源的價值得到最大程度的開發和利用。
（三）樹立智慧理念，高校智慧檔案館融入智慧校園綜合發展
高校智慧檔案館是智慧校園建設發展的重要組成單元。在進行智慧校園建設的頂層設計時應將智慧檔案館的建設融入進去，尤其是在制定相關規劃時應做到同步考慮。高校應積極利用目前有利的發展環境，使智慧檔案館的發展得到政策層面的有效保障。在高校總體規劃下將智慧檔案館積極融入，并以開放共享的建設模式和碎片化、協同演進的演進方式將其置于智慧校園發展的各個關鍵環節，更好地發揮智慧檔案館的育人功能，促進其信息服務功能及校園文化傳播功能的發揮。
智慧檔案館是目前高校檔案管理建設的發展趨勢，也是全面實現智慧校園建設的信息資源保障和信息助力。洛陽花都集團智慧檔案庫房，全國屬地化服務團隊，智慧檔案館一體化平臺獨立研發，5分鐘快速響應，售前售后全程跟蹤，為高校智慧檔案館的建設發展提供優質業務能力的支撐。
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