傳統檔案庫房的設備落后、環境較差等都會對檔案存儲產生不利影響，這無異于增加了檔案的管理難度和后期維護的經濟成本。為推進檔案庫房規范化建設，促進檔案管理工作科學規范，不少單位都在科學開展檔案室升級改造工作，打造智慧檔案庫房的優勢有哪些呢？本文加以分析。
一、讓歷史的記憶得到更長久的傳承
就檔案的重要性而言，智慧檔案庫房能夠讓珍貴的歷史記憶更加長久的被保存，智慧檔案庫房中包含了檔案庫房環境系統建設，在檔案環境控制系統中配備了智能密集架、恒濕凈化一體機、消毒凈化整理臺、冷凍消毒殺蟲柜等，對實體檔案進行凈化、消毒、殺蟲，控制檔案存放的溫濕度環境，因此，打造智慧檔案庫房的優勢在于檔案更長久的保存。
二、節省空間，使空間得到充分利用
智能密集架是智慧檔案庫房中不可缺少的設備，主要用于檔案資料的存儲，智能密集架采用一列緊挨一列的封閉式設計，當大家需要取用檔案時，只需要打開檔案所在的那一列密集架即可，對比傳統檔案裝具，空間利用率變高，同樣的庫房空間可以存放更多的檔案資源。另外，專業的廠家將上門測量、了解檔案庫房結構、了解檔案庫房承重、了解檔案庫房的其它設備設施，合理設計智慧檔案庫房方案。綜上，打造智慧檔案庫房的優勢在于檔案庫房的空間得到充分利用。
三、節約人力成本，促使檔案工作更輕松
智慧檔案庫房對于檔案資源的管理更加智慧化，使得繁雜的事務性工作變得簡單且檔案資源的管理也更為準確。一體化智慧檔案庫房通過系統平臺進行統一管理，在系統平臺中可進行檔案移交、接收、智能搜索、統計、分類等操作，rfid系統可實現對檔案全程跟蹤、定位管理、自動盤點、智能分析等，降低了檔案接收、盤點和查找的勞動強度，因此打造智慧檔案庫房的優勢在于節約人力成本，促使檔案工作更輕松。
綜上所述，打造智慧檔案庫房的優勢有很多，建設智慧檔案庫房無論對于單位的發展還是檔案本身都十分具有必要性，改變了傳統檔案庫房很多工作依賴于人工完成的弊端，極大提高了檔案管理效率，從人防、物防、技防等方面對檔案進行全方位、立體化的集中統一保護和管理，助力檔案管理工作的健康發展！
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