“經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案和檔案管理工作”，這深刻揭示了檔案管理工作的重要地位和職責使命，傳統的檔案工作方式已經嚴重不能適應現代社會如此巨大的工作量，信息技術的出現恰恰彌補了這一缺點，智能密集柜管理系統的出現，解決了很多檔案管理難題，智能檔案密集柜管理系統有哪些功能？有哪些優勢？本文加以分析。
一、系統功能之多種操作方式
傳統檔案柜、手動密集柜只能依靠人工來操作，而智能檔案密集柜管理系統具備多種認證開啟方式、多種操作方式，通過人臉、指紋、手勢即可實現安全認證開啟，通過語音、手勢即可實現密集柜的開架、閉架、通風等功能，對于檔案工作人員來說，十分的便捷。
二、系統功能之引導取檔
在檔案數量較少的情況下，檔案管理起來比較簡單，隨著社會各項建設的突飛猛進，檔案的數量驟增，載體趨向多樣化，內容日趨復雜和分散，管理員面臨愈加繁瑣的檔案管理工作，勞動強度增加，耗時長且效率低。而智能檔案密集柜管理系統具有聲光引導的功能，當工作人員搜索檔案時，架體自動打開、自動定位，此過程中且有語音提示，屏幕及定位燈指引快速取檔，確保了檔案查詢的及時性、準確性和檔案管理的規范化和智能化。
三、系統功能之應急方案
智能檔案密集柜管理系統中設置了應急方案，即保留了手動搖把，即使在斷電的情況下依然可以打開架體，避免影響查檔取檔工作，避免影響檔案館的正常運行。
傳統的檔案管理工作方式顯然已無法適應社會發展的需求，為實現檔案有序、統一管理，打造智能檔案密集柜管理系統勢在必行，另外檔案室除了配備智能檔案密集架外，也可配備安防系統、環控系統、數字化檔案系統、rfid系統等，完善檔案存放環境，多措并舉強化檔案管理水平。
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