隨著當今科技的日新月異，革新檔案管理方式，使檔案“活”起來，是檔案工作的重中之重。檔案的壽命與檔案庫房的環境密切相關，智能檔案庫房相較傳統檔案館，除了利用新型檔案裝具達到高效、有序、智能管理檔案的目的，還可以實現環境、安防的布控。本文加以分析。
一、可對庫房環境進行管控
相較于傳統檔案館，一體化智能檔案庫房可對庫房環境進行管控。通過安裝空調、恒濕恒溫凈化一體機、空氣質量云測儀、漏水等硬件設備與相應的系統進行聯動，就可以實現對庫房環境的監測、管理與控制。當監測系統發現庫房環境溫度超過系統設置值時，系統就會對設備發出指令，設備就會進行運行，直到庫房環境溫度達到設定的溫度值，系統發出指令，設備才會停止運作。
二、可實現庫房安全的防護
相較于傳統檔案館，一體化智能檔案庫房可實現庫房安全的防護。
1、因為有些單位存儲的檔案文件比較機密，需要擁有保密性較高的設備對其實現存儲。此時，就可以通過安裝RFID門禁系統和其相應的設備來實現對人員出入權限的設置與管理，通過在電腦終端設置權限的方式，當有未經錄入權限的人員攜帶檔案出庫，就會發出警報，提示檔案管理人員。
2、一體智能檔案庫房中可安裝消防滅火系統或環境煙霧監測系統，根據告警信號來自動判斷是否進行告警，精確檢測檔案室的消防事故，發出告警。
3、一體智能檔案庫房中的重要出入口可安裝紅外傳感器，檢測非法出入，系統可實現用戶重要區域的布放和撤防，防盜系統提高了人員和財產的安全性。
4、智能檔案庫房中的重要部位通過安裝攝像機進行實時監控掌握進入檔案庫房的人員和使用者閱覽檔案的情況；通過全數字監控模式，對檔案館進行圖像集中監控。
一體化智能檔案庫房一定程度上解決了以往檔案管理的難題，是檔案管理更加標準化、科學化。
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