檔案管理工作是記錄事實和還原歷史的重要工作，檔案的真實性成為人們日后不斷審查和研究的依據，充分利用好檔案，成為將來還原歷史、還給當事人或當事單位以公正的良好依據，企事業單位都應該高度重視檔案的管理工作，目前一些企事業單位的檔案管理工作還是延續著傳統的管理模式，存在很大的問題，因此會被一體化智慧檔案庫房所取代，本文加以分析。
一、傳統庫房硬件設施配置不完善
大部分單位傳統檔案庫房硬件設施配置不完善，檔案室保管條件普遍較差，對檔案的保管不夠規范、放置無序、存在遺失隱患。目前，檔案保存以紙質為主，很多企事業單位還沒有電子檔案，沒有形成紙質與電子檔案的一體化，在整理歸檔、調閱、查詢時有諸多不便。
二、工作效率低，管理費時費力
在傳統檔案庫房，傳統檔案管理方式完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案，不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。傳統的檢索方式是檔案人員從一本一本的目錄中，查找出所需的檔案記錄信息，然后根據上面的記錄到庫房里去找出來，過程相當費時、費力。
三、一體化智能檔案庫房具備科技感、智能化特點
檔案管理工作的創新日顯緊迫，信息化、數字化、智能化、人性化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰，一體化智慧檔案庫房具備科技感、智能化特點，在一體化智慧檔案庫房中，智能密集架管理系統提供了非常方便的檔案查找（搜索）功能，只要輸入簡單的關鍵詞，即可依權限查找到自己所需要的檔案，它還具有紅外保護、智能照明、自動通風等多種功能，成為人們工作中的好幫手。
由此可見，傳統檔案庫房存在多個弊端，而一體化智慧檔案庫房突破檔案管理的局限，逐步實現檔案管理的信息化、現代化，在未來，將會有更多企事業單位打造一體化智慧檔案庫房。
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