隨著信息時代的來臨，各單位和企業對于信息更新維護、保存管理等方面提出更高要求，一體化智慧檔案庫房的實際建設迫在眉睫，智慧檔案庫房是基于物聯網、云計算等新技術構建的智能管理多元化檔案館，其管理對象包含著檔案整理、檔案利用、檔案安全防范和檔案庫房環境控制等活動，建設智慧檔案庫房有哪些好處呢？本文加以分析。
一、實現歸檔整理自動化
在文件歸檔和檔案整理過程中，智能密集架管理系統實現檔案上架、下架、盤點、查找等功能，實現檔案管理智能化和自動化。
二、促進檔案智能化管理與利用
智能密集架管理系統可查詢檔案的借閱狀態，對存放于庫房中架體上的已標識化檔案的在架、錯位、離位等信息進行自動識別、判斷并完成記錄和提示，實現對標識化檔案實體的數量、狀態、異常信息的統計、分析和上報。
三、實現檔案安全性、智能化維護
維護檔案管理環境的安全性，往往會使用到傳感技術、門禁系統和報警功能。一體化智慧檔案庫房內部的系統可快速檢測經過通道的 RFID 檔案標簽，對非法標簽進行聲光報警，配合監控攝像及語音提示。安防監控系統依托人臉識別技術檢索識別技術，讓檔案文件管理更加安全、智能、高效。感知系統還可以探測火情火險和非法入侵，并將情況第一時間反饋發送給管理員。
四、實現檔案庫房環境智能化調控
由于檔案的不可再生性和憑證作用的特性，檔案庫房管理需要根據環境指標和保存需求自動調控溫濕度、感知光照強度，并對空氣質量進行檢測，維護檔案存放環境的穩定性和安全性。比如，環境設備管理系統自動生成溫濕度空氣質量數據報表、曲線報表等歷史數據，自動進行溫濕度控制、氣態污染物控制、主動微生物凈化、物理除塵技術等，滿足低碳、節能、環保、安全、智慧、高效、便捷的全新綠色智慧檔案館建設。
五、保障人員安全
智能密集架除了具備對檔案本身的保護外，還具備通道紅外線保護功能，緊急停止運行保護功能，保障了管理員的安全。
通過建立一體化智慧檔案庫房，有利于提升檔案庫房管理水平，讓檔案庫房能夠更好的滿足當前檔案管理的實際需求。
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