為了解決目前各個單位檔案管理人員不足但是檔案數量持續增加、檔案庫房安全性低、庫房條件不適宜等等問題，就需要基于目前快速發展的信息化技術加強單位檔案的信息化建設，通過建設一體化智能檔案庫房的方式，提升檔案安全、提高工作效率、延長檔案壽命，那么如何建設一體化智能檔案庫房呢？本文加以分析。
一、安裝智能檔案密集架，實現智能管理
如何建設一體化智能檔案庫房？智能檔案密集架是智能檔案庫房中必備的設備。通過安裝智能密集架，實現了檔案的智能管理，舉個例子：智能檔案密集架內部裝有燈光定位系統，人員輸入需要查詢的檔案編號或名稱后，該檔案所在密集架自動打開，所在列指示燈閃爍，告知所在列，層指示燈閃爍，告知所在層，檔案盒下方指示燈閃爍，確定檔案位置，實現了智能查詢。除此之外，檔案室智能密集架還有多個功能，安裝后解決了工作效率低、人員工作壓力大的問題。
二、運用RFID技術，實時監測檔案出入庫情況
如何建設一體化智能檔案庫房？還需要運用RFID技術來實現。通過RFID門禁系統可以不用接觸就能掃描RFID標簽中的信息，因此可以應用此門禁系統來實時監測檔案資料的出入庫情況。如果在沒有查詢子系統發出出庫指令的情況下出現了檔案離開儲位的情況，此系統則會將此情況相關信號發給警報模塊并發出實時警報來提醒管理人員，可見安裝智能門禁后，檔案庫房變得更加安全，實現了檔案一體化管理。
三、通過安裝環境系統，實時顯示環境數據
如何建設一體化智能檔案庫房？還需要借助環境系統打造。在環境系統中，主要包括空調、恒濕消毒一體機、空氣質量監測儀、漏水報警設備等等，通過安裝環境系統，系統可實時、全面診斷設備運行狀況，從而使庫房環境達到存放檔案要求。
除此之外，一體化智能檔案庫房中還需要添加安防系統、消毒系統、監控系統等等，各個單位在建設庫房過程中，一定要注重其實用性、高效性和先進性，從而實現全流程化管理。
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