智能檔案庫房的演變過程是從傳統檔案庫房的基本條件上發展而來的，建設智能檔案庫房在全新的城市形態中已經成為發展的必然要求。智能檔案庫房建設集新技術、新思維、新服務于一體，針對檔案庫房自身發展而言具有十分重要的影響，主要表現在以下幾方面：
一、對庫房相關設備實現智能控制
傳統檔案庫房中，需要通過人工來記錄溫濕度，其記錄的時間、記錄次數難以把握，進而影響數據準確性；當發生漏水、火災時，難以及時監測和處理。建設智能檔案庫房后，針對檔案庫房設備運行，如消防、溫濕度控制等設備進行智能控制，大大減輕了工作人員的工作負擔，并為檔案資源提供了良好的存儲環境。
二、實現檔案管理流程智慧化
建設智能檔案庫房后，可圍繞實體檔案以及電子檔案進行開展收、管、存、用等業務，通過智能密集架設備，RFID、大數據、云計算等技術自主感知、匯集、記憶、分析信息，完成既定的檔案工作業務，實現檔案信息的一體化管理，確保了檔案管理的有序性和管理效率。
三、改善檔案庫房工作方式
人工調閱模式已經不能滿足當前社會下人們對于檔案服務的需求，社會的發展讓網絡化、便捷化、高效化、知識化以及個性化服務模式成為當前用戶對建設智能檔案庫房的訴求。智能檔案庫房建設完成后，可通過語音、手機、電腦等多種方式獲取對檔案進行智能查詢和調取，從而改善整個檔案庫房的工作方式。
總之，檔案庫房的智能化發展是檔案管理工作未來主要的發展方向，在建設智能檔案庫房的過程中，各個單位可基于實際情況采購相關設備，從而進一步提升檔案管理水平。
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